In het laatste jaar van de Tweede Wereldoorlog ging het secretarie-archief van de gemeente Arnhem over de periode 1860-1916 verloren. Door dit verlies en dat van andere gemeentelijke archieven is ons goeddeels het zicht ontnomen op de bestuurlijke kant van een periode waarin Arnhem nu juist zijn karakteristieke reputatie verwierf van een wat onnederlandse, fraai gelegen woonplaats van welgestelden, een oord met wat meer allure dan de doorsnee provinciehoofdstad.

Een belangrijke uitzondering op deze lacunes vormen de stukken afkomstig van het kabinet van de burgemeester, die bewaard zijn gebleven vanaf het midden van 1886. Ze zijn genummerd vanaf 1, zodat we hier dus te maken hebben met een begin of althans een nieuw begin, dat overigens niet wordt verklaard door het aantreden van een nieuwe burgemeester of gemeentesecretaris. De toenmalige burgemeester, Van Lawick van Pabst, was al twee jaar in functie, en secretaris Kronenberg nog langer. Voor het bestaan van een ouder kabinetsarchief zijn tot nu toe geen aanwijzingen gevonden.

De stukken handelen over onderwerpen die men in het kabinet van een burgemeester kan verwachten, zoals politie en openbare orde, personeelszaken van een min of meer delicate aard, en het geven van inlichtingen naar aanleiding van sollicitaties en de vele, vele aanvragen om onderscheidingen. De burgemeesters deden dit soort vertrouwelijke aangelegenheden veelal zelf af, maar lieten de behandeling ook wel over aan de gemeentesecretaris: mr. Kronenberg bijvoorbeeld heeft heel wat uitgaande stukken geredigeerd.
Hoewel de ingekomen stukken in het kabinetsarchief uiteraard meestal zijn gericht aan de burgemeester zelf, treffen we er ook aan die zijn geadresseerd aan de secretaris of aan Burgemeester en Wethouders. Scherpe administratieve grenzen ontbraken hier blijkbaar.

Het kabinetsarchief kent in principe een chronologische rangschikking. In het laatst van 1899 is men opnieuw vanaf 1 gaan tellen om deze nummering verder aan te houden. Als criterium van volgorde speelt naast de tijd ook de aard van de stukken een rol, want natuurlijk voegde men bescheiden over eenzelfde zaak, doorgaans vrij kort na elkaar ontvangen of verzonden, onder één nummer samen. Ook zijn door de administratie zelf meermalen afzonderlijke nummers over hetzelfde onderwerp naderhand alsnog bijeen gebracht op de plaats van het hoogste van die nummers. Op die plek heeft het geheel dan één nieuw nummer voor deze plaatsingslijst gekregen.
Een en ander houdt natuurlijk in dat stukken wel eens later - in een enkel geval zeer veel later - zijn opgeborgen dan men op grond van hun datering zou verwachten. Een extreem voorbeeld zijn bescheiden over militaire bijstand uit 1903 en latere jaren, die zijn aan te treffen bij soortgelijke stukken uit 1934.
Het verdient bij het zoeken naar gegevens uit een bepaalde periode dus aanbeveling om volledigheidshalve ook bescheiden van een latere datum te controleren.

De dossiers die op de hiervoor beschreven wijze zijn ontstaan, maken soms een onvolledige indruk, en ook ontbreekt menig nummer: een verklaring zou, behalve de zojuist genoemde samenvoeging, kunnen zijn dat het ontbrekende is terechtgekomen in het secretarie-archief. En dat een minder belangrijk geacht nummer wel eens is weggegooid, valt evenmin uit te sluiten. Hiaten zoals dat tussen half november 1921 en begin april 1922 geven te denken.
Heel consequent was men in elk geval niet. Zo werd de volgorde tussen de dossiers meestal bepaald door de datum van het laatste stuk dat ze bevatten, soms echter juist door die van het eerste. Het aantal zaken dat de burgemeester te behandelen kreeg, was niet zó groot dat hij zich om administratieve precisie erg hoefde te bekommeren. Sommige stukken missen elk archiveringskenmerk, hoewel ze zich verder in niets onderscheiden van dat wat wèl is geregistreerd, of daar zelfs - zie bijvoorbeeld nr. 389 - aantoonbaar bij horen. Uit het voorgaande kan worden afgeleid dat noch in de volgorde van de stukken, noch in hun samenstelling iets is gewijzigd.

De materiële toestand van het kabinetsarchief is over het algemeen redelijk, al heeft - een typisch Arnhemse bijzonderheid - hier of daar een scherf of kogel uit de Tweede Wereldoorlog zijn sporen nagelaten. Het gedeelte uit de periode van maart 1905 tot en met mei 1906 heeft echter waterschade opgelopen, die in de stukken vanaf begin 1906, dat wil zeggen vanaf nummer 231 (92), steeds ernstiger wordt. We hebben hier in enkele gevallen met een aanzienlijk tekstverlies te maken. De getroffen bescheiden zijn zo goed mogelijk tegen verder verval behandeld.

Uit het kabinet van de burgemeester is ook afkomstig een portefeuille met het opschrift "Rijnvaart". In 1908 werd de burgemeester van Arnhem, net als zijn collega's van Nijmegen en Tiel, benoemd tot commissaris voor de Rijnvaart, een functie die in Amsterdam, Rotterdam en Dordrecht al sinds 1869 had bestaan. De commissaris oefende het toezicht uit op de haveninrichting, de havenrechten en de havenpolitie. Te oordelen naar de stukken, die lopen tot het jaar 1947, moet het commissariaat de burgemeester weinig tijd hebben gekost. Ze betreffen enkel de toezending van voorschriften en reglementen, de benoeming en het ontslag van de burgemeester als commissaris, en het naar Den Haag te sturen jaaroverzicht, dat steevast bestond uit de opmerking dat de werkzaamheden als commissaris "geen aanleiding geven tot het doen van eenige mededeeling over het afgeloopen jaar."

Hiervoor werd al de rol vermeld die de gemeentesecretaris heeft gespeeld bij de vorming van het kabinetsarchief. Er is echter bij deze stukken ook een afzonderlijke portefeuille "Brieven van den Secretaris" aangetroffen, die, afgezien van een paar uitzonderingen, de periode 1908-1918 beslaat. Voor nadere bijzonderheden wordt verwezen naar de paragraaf met een toelichting op de correspondentie van gemeentesecretaris Van Essen.

Een derde afzonderlijke portefeuille die bij het kabinetsarchief is bewaard gebleven, draagt het nietszeggende, maar wel juiste opschrift "Diverse Stukken".
Een andere op zichzelf staande portefeuille bevat een verzameling documentatie over gehouden toespraken, voor het merendeel knipsels, aangetroffen bij het archief van mr. S.J.R. de Monchy, burgemeester van Arnhem van 1921-1934.

Bij de afronding van de definitieve plaatsingslijst van dit archief, in de periode 2012-2014, werd de inhoud van 15 dozen met ongeïnventariseerde stukken alsnog beschreven. Het resultaat hiervan zijn de rubriek Verificatiebureau en de inventarisnummers 1788 tot en met 1813 in de rubriek Overige.
De archivalia van het bureau zijn voornamelijk van financiële aard, en vloeien voort uit het werk van de ‘Verificateur der Gemeentefinanciën’. Blijkens een schrijven van 18 mei 1943 vormde het bureau een zelfstandige dienst, staande onder de bevelen van de burgemeester. Dat verklaart de aanwezigheid van de desbetreffende dossiers in dit archief. Voor deze bescheiden zou hetzelfde kunnen gelden als voor de meeste stukken uit de rubriek Overige, namelijk dat ze na de Tweede Wereldoorlog werden aangetroffen in de kamer van burgemeester Bloemers in het Arnhemse stadhuis.
Uit de tijd van burgemeester Matser en de collega's die na hem het ambt vervulden, zijn nog maar weinig stukken van het kabinetsarchief overgebracht naar het Gelders Archief. Een deel is hier beschreven, sommige dossiers zijn opgenomen in andere collecties (2171 Collectie Boeree, inv.nrs. 12, 17 en 46; en 1557 Documentatiecollectie Tweede Wereldoorlog, inv.nrs. 1076 en 1323), en de overige bescheiden wachten op de archivalia die nu (2014) nog bewaard worden bij de gemeente.