Veelgestelde vragen

Een archief is een verzameling van documenten die gemaakt, verzameld of ontvangen zijn door een (overheids-)instantie, organisatie, persoon of familie. Soms zijn organisaties verplicht deze documenten te bewaren. Soms zijn deze documenten bewaard om een andere reden. Een archief kan uit veel verschillende documenten bestaan. Het zijn bijvoorbeeld agenda's, notulen, brieven, akten, kaarten, tekeningen en foto’s. Deze stukken worden geordend en gestructureerd in een archieftoegang.

Een archieftoegang is de deur naar het archief. Elk archieftoegang krijgt een eigen nummer: het toegangsnummer. Een archieftoegang bevat onder andere een inleiding. Hierin staat informatie over de archieftoegang en de archiefvormer. De archiefvormer is de instantie, organisatie, persoon of familie waar het archief vandaan komt. Een archieftoegang heeft ook een inventaris. Via deze inventaris kunt u een archieftoegang doorzoeken.  

Een inventaris is een overzicht van alle stukken die in een archief zitten. De inventaris bestaat uit verschillende rubrieken die structuur geven aan informatie. Daarmee is het een soort wegwijzer van een archieftoegang.

Alle archiefstukken hebben een nummer: het inventarisnummer. Alle archiefstukken hebben ook een beschrijving. In deze beschrijving staat kort beschreven wat in het archiefstuk te vinden is.

Zoeken op onze website kan op verschillende manieren. De manier van zoeken ligt aan het soort stuk waar u naar zoekt.

U kunt uw zoektocht starten met de zoekbalk op de homepagina.

Stel dat u informatie zoekt over de familie Brantsen, dan kunt u zoeken op ‘Brantsen’. Klik op ‘zoek’. U komt op een pagina met subcategorieën. Klik daarna op ‘zoek in alles’.

Vervolgens verschijnen de archieven waar 'Brantsen' in voorkomt. Het kan een goede eerste stap zijn om op deze manier te zoeken. Het trefwoord staat alleen niet altijd letterlijk in de omschrijving van de stukken die u zoekt.

Hoe vindt u toch de stukken die u zoekt? U kunt bijvoorbeeld zoeken naar archieven via het archievenoverzicht.

Doorzoek de rubrieken van het archievenoverzicht door de rubrieken ‘uit te klappen’ tot u bij het juiste archief bent. Dit doet u door op het grijze vierkantje met het witte plusje (links van het overzicht) te klikken. Klik op dit archief om deze te doorzoeken.

Een inventaris is de wegwijzer van een archief. U kunt op twee manieren een inventaris doorzoeken.

Zoeken op trefwoord

Vul dit trefwoord in in de zoekbalk boven een inventaris. Klik dan op ‘zoeken’.

Vervolgens verschijnen de stukken waarbij het trefwoord voorkomt in de beschrijving van een inventarisnummer. Het kan een goede eerste stap zijn om een inventaris op deze manier te doorzoeken. Toch staat het trefwoord niet altijd letterlijk in de omschrijving van de stukken die u zoekt. Een beschrijving van een stuk kan bijvoorbeeld zijn: ‘Notulen 1955-1956’. In dit stuk kan interessante informatie staan, maar u vindt het stuk niet wanneer u zoekt op te specifieke informatie.

Zoeken door rubrieken

Doorzoek de rubrieken van een inventaris door de rubrieken ‘uit te klappen’. U kunt deze uitklappen door op het grijze vierkantje met het witte plusje te klikken.

Doe dit totdat u bij het juiste inventarisnummer bent. Bij deze manier van zoeken helpt het om van tevoren de inleiding van de archieftoegang te lezen. Zo kunt u een inschatting maken onder welke rubriek u stukken vindt.

Deze video legt ook uit hoe u online in een archief zoekt:

Bent u op naar een persoon of bouwdossier, lees dan het kopje ‘Hoe zoek ik een persoon?’ en ‘Hoe zoek ik een bouwtekening?’

Bent u op zoek naar een persoon? Dan kunt u zoeken in onze personendatabase.

In de blauw-omrande zoekbalk kunt u via 'uitgebreid zoeken' de naam van de persoon invullen. Ook kunt u de periode waarin u zoekt aangeven. U hoeft niet alle velden in te vullen. Wanneer u op ‘zoek’ klikt, verschijnen de resultaten.

Vindt u niet wie u zoekt? Verruim dan de zoekperiode of gebruik een andere spelling van de naam.

Bent u op zoek naar een bouwtekening? Dan kunt u deze op onze website opzoeken.

Wanneer u op deze manier zoekt, vindt u dossiers met een gemeentelijke bouwvergunningaanvraag. Deze aanvragen bevatten vaak bouwtekeningen. Vindt u daar niet wat u zoekt of bent u op zoek naar meer tekeningen? Bouwtekeningen kunnen ook in een archief van een architectenbureau of aannemersbedrijf zitten. Deze zijn vindbaar door in de algemene zoekbank van onze website te zoeken op de naam van de straat of het adres.

Als een bouwdossier al is gescand, kunt u deze scans per mail ontvangen. Klik op het icoontje rechts bovenin bij de beschrijving van een dossier:  of op de zin ‘Scans van dit archiefstuk per e-mail ontvangen’. Vul uw gegevens in en ga akkoord met de voorwaarden. Hierna ontvangt u binnen enkele minuten een mail van FileCap. Hierin staat een downloadlink waarmee u de scans kunt downloaden.

Als een bouwdossier nog niet is gescand, kunt u het dossier laten scannen. Dit kan via het scannen op verzoek-icoontje  . U ontvangt de scans dan binnen drie werkdagen per mail. 

In veel gevallen is een archief niet de eerste plek waar u op zoek gaat naar informatie. In boeken en op internet is over veel onderwerpen al veel geschreven. Om uw onderzoek af te bakenen raden we u aan om eerst boeken en tijdschriften over uw onderwerp door te nemen voor u het archief bezoekt. Deze bronnen bieden een goede basis om vervolgens in het archief onderzoek te doen.

De collectie van het Gelders Archief bestaat uit Overheidsarchieven afkomstig van en uit de provincie Gelderland, Rechtbanken Arnhem en Zutphen, de gemeenten Arnhem, Renkum, Rheden, Rozendaal en Overbetuwe en het Waterschap Vallei en Veluwe. Ook hebben we in onze collectie veel archieven van particuliere personen, organisaties, instellingen bedrijven uit de provincie Gelderland. Denk hierbij aan huis- en familiearchieven, collecties over de Tweede Wereldoorlog, archieven van Gelderse industrie en ambacht, diverse kerkelijke groeperingen, verenigingen en partijen. 

In het archievenoverzicht vindt u alle archieven die wij beheren. U vindt het archievenoverzicht via het kopje ‘Bronnen’ en vervolgens het kopje ‘Archievenoverzicht’. 

Hieronder lichten we onze meest bekeken bronnen toe:

• Bouwtekeningen

Wij beheren bouwtekeningen van de gemeente Arnhem, Overbetuwe, Rheden, Rozendaal en Renkum.

Heeft u de juiste bouwtekening gevonden? Dan kunt u per mail een scan van het bouwdossier gratis bij ons opvragen. Lees ook het kopje ‘Hoe zoek ik een bouwtekening?’.

Voor bouwtekeningen van latere jaren kunt u terecht bij de gemeente. Voor bouwtekeningen van andere gemeenten in Gelderland kunt u terecht bij een regionaal- of gemeentearchief in de buurt.

• Burgerlijke stand

Wij beheren de Burgerlijke Stand van alle gemeentes in Gelderland. Bent u op zoek naar een persoon? In de Burgerlijke Stand vindt u geboorteakten, huwelijksakten en overlijdensakten. Bijna alle akten staan online. Deze kunt u vanuit huis bekijken.

Sommige akten staan nog niet online omdat ze nog niet openbaar zijn. Geboorteakten zijn na 100 jaar openbaar, huwelijksakten zijn na 75 jaar openbaar en overlijdensakten na 50 jaar. Zoekt u een akte die nog niet openbaar is? Dan kunt u terecht bij de gemeente.

Sommige akten staan nog niet online omdat we achter lopen met het scannen van de akten. Is een akte wel openbaar, maar nog niet op onze website te vinden? Dan kunt u ons mailen. Om een akte te vinden hebben wij een naam, datum en plaats nodig.

• Overheidsarchieven (gemeenten, provincie, waterschappen)

Wij beheren de archieven van de gemeenten Arnhem, Overbetuwe, Rheden, Rozendaal en Renkum. Ook beheren wij het archief van de provincie Gelderland en Rijkswaterstaat.

Daarnaast beheren we archieven van verschillende (voormalige) waterschappen.

• Rechtbankarchieven

Wij beheren de rechtbankarchieven van de arrondissementsrechtbanken van Arnhem en Zutphen tot 1989 en de archieven van de arrondissementsrechtbank in Tiel. Ook beheren wij de archieven van alle kantongerechten in Gelderland.

Niet alle stukken uit de rechtbankarchieven zijn openbaar. Voor meer informatie, bekijk ook het kopje ‘Hoe krijg ik inzage in een beperkt openbaar stuk?’

• Particuliere archieven

Wij beheren veel verschillende particulieren archieven. Dit zijn archieven die niet van een overheidsorganisatie komen, maar van andere organisaties, stichtingen, kerken of families. Voorbeelden van particuliere archieven zijn een archief van een adellijke familie, een archief van een culturele instelling of het werk van een fotograaf.

In het archievenoverzicht vindt u alle archieven die wij beheren. Ook de particuliere archieven. U vindt het archievenoverzicht via het kopje ‘Bronnen’ en vervolgens het kopje ‘Archievenoverzicht’.

In de rubriek ‘Religie, levensbeschouwing’ vindt u bijvoorbeeld de archieven van kerkelijke organisaties. In de rubriek ‘Families en personen’ vind u alle archieven van families die wij beheren. Ook beheren wij veel archieven van culturele organisaties. Deze vindt u onder het kopje ‘Cultuur, sport, recreatie en evenementen’. Niet alle particuliere archieven van Gelderland vindt u bij ons. Soms is een particulier archief te vinden bij een een regionaal- of gemeentearchief in de buurt.

Steeds meer archiefstukken zijn bij ons digitaal beschikbaar, of kunnen op aanvraag worden gescand. Deze stukken kunt u vanuit thuis bekijken.

Een archiefstuk dat al is gescand, herkent u aan het paperclip-icoontje dat bij een archiefstuk verschijnt. Als u daar op klikt verschijnt een scanreeks onder de beschrijving die er zo uitziet:

Met de pijl aan de zijkant kunt u tussen de scans scrollen. U vergroot de scans door op een scan te klikken. Bij de uitvergrote scans kunt u scrollen met de knoppen rechts en onder de scan, tot u bij de informatie komt die u zoekt:

U downloadt de scan via het icoon links .

U kunt de scanreeks ook in één keer downloaden. Dat doet u door uw mailadres in te vullen onder het kopje 'Download volledige reeks bestanden'. Klik vervolgens op verstuur. 

Binnen enkele minuten ontvangt u  een mail van Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. vanuit Mijn Studiezaal. Hierin staat een downloadlink. Klik daarop en het downloaden begint. Dit kan even duren.

Vervolgens vindt u een .zip bestand met de scans in het mapje 'Downloads' van uw computer. Pak de .zip uit door op met de rechtermuisknop op het mapje te klikken. Klik vervolgens op 'Alles uitpakken' en sla de scans op, op de gewenste locatie. 

• In het algemeen

Van veel archiefstukken of inventarisnummers die nog niet digitaal in te zien zijn, kunt u scans aanvragen. Dit kan via het scannen op verzoek-icoontje  . Deze verschijnt rechts van de beschrijving van een inventarisnummer. Ziet u dit icoontje bij het archiefstuk of inventarisnummer waar u in geïnteresseerd bent? Lees dan hier hoe u eenvoudig de scans aanvraagt. Heeft een archiefstuk geen scannen op verzoek-icoontje? Dan kan deze niet gescand worden.

• Bouwdossiers of handelsdossiers van de Kamer van Koophandel

Scans van bouwdossiers of handelsdossiers van de Kamer van Koophandel kunt u niet op de website bekijken. Deze ontvangt u alleen per mail. Als een dossier al gescand is, kunt u scans aanvragen via het icoontje rechts bovenin bij de beschrijving van een dossier:  of klik op de zin ‘Scans van dit archiefstuk per e-mail ontvangen’. Vul uw gegevens in en ga akkoord met de voorwaarden. Hierna ontvangt u binnen enkele minuten een mail van FileCap. Hierin staat een downloadlink waarmee u de scans kunt downloaden. Als een dossier nog niet is gescand, kunt u het dossier laten scannen. Dit kan via het scannen op verzoek-icoontje  . U ontvangt de scans dan binnen drie werkdagen per mail. 

Een archiefstuk kunnen wij niet scannen als het beperkt openbaar is of als het jonger is dan 110 jaar. Voor een groot gedeelte van de overheidsarchieven geldt dat u geen scans kunt aanvragen van archiefstukken jonger dan 75 jaar. Daarnaast zijn sommige stukken in een te slechte staat om te scannen.

Bouwtekeningen en handelsdossiers van de Kamer van Koophandel zijn hier een uitzondering op. Lees hier meer informatie over onze Scannen op verzoek-service.

Archiefstukken die nog niet zijn gescand kunt u aanvragen om in te zien in onze studiezaal. U vraagt ze aan door op het aanvraagicoontje  bij een archiefstuk te klikken. Lees hier hoe het aanvragen van stukken verder werkt. Als u stukken voor de studiezaal heeft aangevraagd raden wij u aan om ook een plek op de studiezaal te reserveren zodat u verzekert bent van een plek. Reserveren kan via de reserveringskalender.

Bijna al onze archieven zijn openbaar en voor iedereen in te zien. In sommige gevallen is de openbaarheid van een archiefstuk beperkt, meestal om de privacy van nog levende personen te beschermen. Vaak staat bij een archiefstuk aangegeven in welk jaar deze openbaar is:

Als u een archiefstuk aanvraagt dat niet openbaar is, verschijnt deze melding:

Dat betekent dat dit archiefstuk niet zomaar kan worden ingezien. 

Inzage in beperkt openbaar archiefstuk is onder bepaalde voorwaarden mogelijk, bijvoorbeeld als de beperkte stukken over uzelf gaan. Of als u bezig bent met een onderzoek waar deze stukken voor nodig zijn. Hoe u inzage in een beperkt openbaar archiefstuk aanvraagt en welke informatie daarbij nodig is leest u hier.