Op maandag 7 oktober was het weer tijd voor de jaarlijkse partnerbijeenkomst van het team Advies en Toezicht. Deze terugkerende bijeenkomst draait om kennisverspreiding op het gebied van informatiehuishouding en is bedoeld voor alle partners* van het Gelders Archief. Dit jaar kwamen er wederom actuele ontwikkelingen aan bod in de vorm van presentaties en interactieve workshops. Het centrale thema van de dag was: de (toekomstige) positie van archiefinstellingen.
Opening
Na een welkom van dagvoorzitter Martijn Hermens gaf hij het woord aan Petra Links, algemeen directeur van het Gelders Archief. Petra deelde haar visie op informatiebeheer. Ze sprak over ‘de puzzel van het informatiebeheer’ die we met elkaar moeten leggen. Ze plaatste hierbij de nadruk op het leggen van verbindingen en de menselijke kant van informatiehuishouding. De kern van haar verhaal was het belang van de samenwerking tussen het Gelders Archief en haar partners. Deze elementen kwamen ook terug in het dagprogramma.
Het archief als nutsvoorziening
Dit jaar verwelkomden we externe sprekers Marc Holtman, afdelingshoofd Toegankelijkheid en Digitale Innovatie bij het Stadsarchief Amsterdam, en Ingrid Oostendorp, programmamanager nutsvoorziening bij de KVAN, op de partnerbijeenkomst. Samen namen zij de deelnemers mee in een nieuw ontwikkeld concept voor archiefinstellingen, namelijk ‘het archief als nutsvoorziening’. Dit is een belangrijke transitie voor archiefinstellingen: van eindpunt in een informatieketen (opslag en beheer) naar een verdeelstation (het verdelen en distribueren van informatie). Hoe kunnen we deze transitie met elkaar vormgeven?
Het Gelders Archief kijkt met veel interesse naar deze transitie. Het is een onderwerp dat veel raakvlakken heeft met ons strategisch meerjarenbeleidsplan 2025-2028. Samen met onze partners willen we verkennen hoe we hier concreet invulling aan gaan geven.
Rondleiding
Na de lunch kregen de deelnemers een rondleiding door het gebouw, waarbij ze de audiovisuele ruimte, de depots, het restauratieatelier en de scanruimte hebben bezocht. De rondleiding werd afgesloten met een korte presentatie over een nieuwe ontwikkeling in onze dienstverlening richting de partners. Vanaf januari 2025 zullen uitleningen met onze partners volledig digitaal gaan verlopen.
Archiving by design
De dag werd afgesloten met een presentatie van Martie Coolen en Dennis van Noort over het concept archiving by design. Dit houdt in dat bepaalde maatregelen worden genomen en geïmplementeerd bij het (her)ontwerpen van werkprocessen en informatiesystemen, zodat informatie duurzaam toegankelijk wordt gemaakt en gehouden. De presentatie maakte duidelijk hoe belangrijk het is om archiving by design toe te passen en welke risico’s er zijn als het niet wordt toegepast.
Vervolgens gingen de deelnemers zelf aan de slag. In groepjes gingen zij uiteen om verschillende casussen te bespreken. Een van de casussen ging over hoe je archiving by design toe kan passen bij archivering onder de Omgevingswet en het aanschaffen van een informatiesysteem. Welke samenwerkingspartners zijn nodig voor deze vraagstukken en hoe kan je ervoor zorgen dat je als informatiebeheerder zelf aan tafel zit? De casussen werden nabesproken en na een aantal tips en trucs was het alweer tijd voor de informele afsluiting.
We kunnen terugkijken op een geslaagde en inspirerende partnerbijeenkomst 2024! We willen graag iedereen bedanken die een bijdrage heeft geleverd aan deze dag, in het bijzonder Marc Holtman en Ingrid Oostendorp.
* Onze partners zijn: provincie Gelderland, gemeente Arnhem, Renkum, Rheden, Rozendaal en Overbetuwe, Waterschap Vallei en Veluwe, VGGM (Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden), ODRA (Omgevingsdienst Regio Arnhem) en MGR SDCG (Modulaire Gemeenschappelijke Regeling Sociaal Domein Centraal Gelderland).