Directeur bedrijfsvoering Leo van Wijk neemt afscheid: ‘Er waren altijd mooie uitdagingen.’

Leo wil een organisatie zo goed als mogelijk ondersteunen. ‘Dat heb ik in mijn tijd bij het Gelders Archief volop kunnen doen.’ Deze week neemt hij na 24 jaar afscheid. Hoe kijkt hij terug op deze jaren?

Fusie

Het begon allemaal in 2000 bij het Rijksarchief in Gelderland. Leo wordt als zzp’er ingeschakeld om het Rijksarchief financieel door te lichten. Het is zijn eerste opdracht bij het archief, maar niet de laatste. Al snel wordt hem een tweede opdracht aangeboden: interim manager Bedrijfsvoering. Het Rijksarchief staat op het punt te fuseren. Een aantal gemeentearchieven en het Rijksarchief moeten tot één organisatie worden gesmeed. Eind 2001 wordt Leo gevraagd de bedrijfsvoering van de fusie te begeleiden en treedt hij in dienst. ‘Een ontzettend leuke klus. Alles was nog decentraal geregeld. Bonnetjes moesten nog in Den Haag worden ingeleverd bijvoorbeeld. Er moest één organisatie komen. Daarbij moest van alles geregeld worden: keuzes in informatiesystemen, een nieuw personeelsreglement, enzovoort. En juridisch en financieel moest het ook allemaal nog ingericht worden.’ Door de fusie ontstond het Gelders Archief.

Huisvesting Gelders Archief

Vanaf de fusie is het duidelijk dat er iets aan de huisvesting van het Gelders Archief moet gebeuren. Het archiefmateriaal ligt op verschillende plekken verspreid, onder andere op de vestiging aan de Markt en aan de Westervoortsedijk in Arnhem. Deze depots voldoen niet meer aan de standaarden om archiefmateriaal zo goed en veilig mogelijk te bewaren. Ook medewerkers werken op verschillende locaties. Leo wordt de kartrekker van de verhuizing. ‘Ik ben, samen met mijn collega Andrieke Ollefers, gaan kijken wat de mogelijkheden waren. Het werd verhuizen naar een nieuw pand in eigendom. Het was de beste oplossing om zowel het archief als de medewerkers op een zo goed mogelijke manier te huisvesten. Daarnaast paste het goed bij de ontwikkeling van de organisatie op dat moment. Bij een professionele organisatie hoort een professioneel gebouw. Na een middag tekenen hebben we de basis van het gebouw uitgedacht. We hebben dit vervolgens verder uitgewerkt met de architect.’ Het is één van de prestaties waar Leo het meest trots op is. Nationaal en internationaal gaf het gebouw veel bekijks.

Hoe de organisatie is veranderd

In de 24 jaar dat Leo werkzaam is geweest bij het Gelders Archief heeft de organisatie heel wat ontwikkelingen doorgemaakt. ‘De focus ligt nu meer op het uitvoeren van onze wettelijke taak als archief. We zijn als organisatie meer gestructureerd en professioneel gaan werken. De overgang naar één archiefbewaarplaats heeft ons bijvoorbeeld de kans geboden om de bestandregistratie drastisch te verbeteren. Automatisering heeft daar enorm aan bijgedragen. In 2000 hadden we drie pc’s, nu verloopt alles via de computer.’

‘Ik weet nog dat ik met mijn collega May Scheepers in de studiezaal voor de wand met doop-, trouw- en begraafboeken stond en dat we tegen elkaar zeiden: dat moet toch makkelijker doorzoekbaar gemaakt kunnen worden. Het digitaal toegankelijk maken van archiefmateriaal stond toen nog in de kinderschoenen, maar wij zijn het gewoon gaan doen. We hebben een project opgezet en met hulp van studenten alle gegevens klaargemaakt om te importeren in een database. Daardoor konden genealogen veel sneller gegevens van hun voorouders vinden. Dat systeem wordt nu nog steeds gebruikt.’

Hoe Leo is veranderd

‘Het Gelders Archief is de eerste organisatie waarbij ik te maken kreeg met alle facetten van bedrijfsvoering.  Ik wilde, samen met mijn collega’s, de organisatie effectief en efficiënt inrichten en ondersteunen. Er waren altijd mooie uitdagingen. Ik heb ook geleerd om flexibel om te gaan met wijzigingen in lange termijn strategieën en politieke keuzes. Ik ben daardoor gegroeid als directeur bedrijfsvoering, maar ook als mens door de jaren heen.

‘Ik ga het werk, maar vooral de collega’s, zeker missen.’