“Het is gaaf om samen te werken met mensen die passie voor hun vak hebben.” Aan het woord is Pepijn Spierings over de medewerkers van zijn afdeling Collectie. In maart 2022 startte hij als manager Collectie bij het Gelders Archief.
Rode draad
Pepijn studeerde in 2016 af aan de Nijmeegse universiteit als historicus. “Ik heb eerst gewerkt bij de gemeente Den Bosch, daarna bij een postbedrijf waar mensen met een arbeidshandicap werken en vervolgens bij de Rabobank. Ik wilde graag iets met mijn opleiding geschiedenis doen. Toen de vacature manager Collectie van het Gelders Archief voorbij kwam, viel daarin alles samen: mijn persoonlijke interesse in geschiedenis, het brede culturele veld en managementervaring.” Op de vraag wat de rode draad in zijn professionele loopbaan tot nu toe is, zegt Pepijn zonder aarzeling: “Mensen.”
“Geschiedenis is een studie over mensen: wat, hoe en vooral ook waarom ze dingen hebben gedaan. Leiding geven is per definitie een mensgericht vak. Je bent als leidinggevende iedere dag en ieder uur met mensen bezig. Met coachen, begeleiden en soms monitoren. Waarom doen mensen hoe ze het doen?” Pepijn werkte dan ook bij zijn vorige werkgevers als leidinggevende.
Bij het Gelders Archief kan hij als afdelingsmanager meedenken en meedoen op de drie managementniveaus: uitvoerend, tactisch en strategisch. Dat kon hij als teamleider bij de grote Rabobank niet altijd. “Binnen de Rabobank zijn immers een stuk meer managementlagen.” Pepijn vindt het een unieke kans dat hij als jonge dertiger bij het Gelders Archief kan meedenken over beleidszaken en lange termijnvisies.
Bedrijfsleven versus overheid
Ervaar je verschillen tussen het werken bij een private instelling of het Gelders Archief, een overheidsorganisatie? “Ja, die ervaar ik wel. Ik stuurde bij mijn vorige werkgevers productieafdelingen aan. Een werkbak moest op het einde van de dag leeg zijn. Dat is het streven. Bij het Gelders Archief, en dat geldt misschien wel voor het brede archiefwezen, duren dingen vaak wat langer dan een dag. Een project kan zomaar een paar maanden of een enkele jaren duren. Dat verschil in tempo valt me het meeste op. Daar moet ik aan wennen. Soms wil ik zelf wat te snel.”
Een ander verschil dat Pepijn opvalt is de passie en liefde die medewerkers bij het Gelders Archief en andere archieven hebben voor het vak. “Veel mensen die bij het Archief werken vinden het leuk, houden van wat ze doen. Het is gaaf om samen te werken met mensen die passie voor hun vak hebben.”
Als manager Collectie krijgt hij veel te maken met informatiebeheer en digitale ontwikkelingen. Is er wel voldoende ‘geschiedenis’ in zijn werk? Pepijn vindt van wel. Hij zou niet gelukkig zijn als hij vijf dagen in de week en acht uur per dag alleen historische stukken zou zien of vasthouden. “Ik mis dan het mensgerichte en het dynamische van de digitale ontwikkelingen. Het is nu een mooie mix. Het ene moment een stapel stukken uit 1600 bij een inventarisator, het andere moment overleg over een digitaal depot.”
Welke uitdagingen zie je als manager Collectie?
“Genoeg”. Op zijn afdeling zijn er de laatste tijd personeelswisselingen geweest, onder meer door medewerkers die met pensioen gingen en de krapte op de arbeidsmarkt. Pepijn wil een stabiele afdeling creëren, waar medewerkers uitdagend en leuk werk hebben en graag willen werken. Als tweede uitdaging ziet hij het aanbrengen van structuur. “Waarom en hoe doen we de dingen? Hoe plannen en priorteren we? Met een helikopterview kijken naar wat we doen als afdeling en hoe we het moeten doen. Hoe komen we op het punt dat we echt doen wat we moeten doen”.
Als speciaal onderdeel noemt Pepijn het onderdeel advies en toezicht. Het team Advies en Toezicht adviseert over en houdt toezicht op de informatiehuishouding van de aangesloten partners (waaronder Provincie Gelderland, gemeenten Arnhem, Renkum, Rheden, Rozendaal en Overbetuwe, Waterschap Vallei en Veluwe, ODRA, VGGM). “We kijken hoe we dat richting onze partners gaan invullen. We willen een proactieve invulling. Niet achteraf, maar vooraan in het archiefproces. Meedenken met ontwikkelingen bij onze partners vanaf het begin van het informatieproces. Meer proactief dan reactief.”
Persoonlijk wil hij zijn archiefkennis nog wat verbeteren. “Geschiedenis is iets anders dan archiefwetenschappen. Ik heb veel te maken met inhoudelijke experts op archiefgebied. Het is voor mij net wat gemakkelijker, wanneer ik iets meer archiefbagage meedraag.”
Wat bepaalt de komende jaren de archiefagenda?
“Verandering van de wetgeving. We krijgen nieuwe Archiefwet, we hebben de recente Wet open overheid. Dat zijn grote veranderingen, die veel betekenen voor onze partners, maar ook voor onszelf. Die moeten we gaan invullen.”
Als tweede item noemt Pepijn de uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling van het Gelders Archief en andere Regionale Historische Centra (RHC’s) op 1 januari 2024. Het Rijk en de gemeenten Arnhem, Renkum, Rheden en Rozendaal nemen nu deel aan de gemeenschappelijke regeling en hebben zitting in het bestuur van het Gelders Archief. “Daar is al veel over gedebatteerd, er zijn al volop ontwikkelingen ingezet. Het blijft spannend. Hoe gaan de RHC’s er vorm aan geven, hoe gaat de samenwerking met het Rijk verlopen?”.
Het grootste item voor Pepijn (“voor mij persoonlijk en voor de afdeling Collectie”) zijn de digitale ontwikkelingen. “We hebben een digitaal depot. We zijn bezig met een eerste overbrenging, met digitale archiefstukken die naar ons komen. Wat gaan de digitale ontwikkelingen betekenen voor ons en onze partners? Hoe gaan we de samenwerking aanhalen?”
Pepijn wijst tot slot op de missie van het Gelders Archief als het om de toekomst van zijn werk gaat. Hierin staat onder meer dat het Gelders Archief een ondernemende en vernieuwende informatiebeheerder is met een sterk accent op digitale dienstverlening en duurzame toegankelijkheid. Het Gelders Archief levert een actieve bijdrage aan het informatiebeheer van de partners en beheert informatie integer en professioneel. Pepijn wil dit nadrukkelijk als manager Collectie uitdragen.
Westervoortsedijk 67-D
Openingstijden studiezaal