Wat komt er kijken bij het toegankelijk maken van een archief?

Gelders Archief Menu

: 03 augustus 2021

Een tafel met archiefstukken Het inventariseren (toegankelijk maken) van archieven voor het publiek is vaak een tijdrovende klus, die niet altijd goed valt te plannen. Soms raken bezoekers teleurgesteld als we vertellen dat een archief nog niet beschikbaar is voor raadpleging in de studiezaal, omdat er geen archieftoegang is of de inventarisatie nog niet is afgerond.
In deze blog vertellen we wat er zoal komt kijken bij het inventariseren van een archief. Tegen welke problemen loopt een archivaris aan bij het toegankelijk maken? Wat zijn de valkuilen bij het verpakken en schoonmaken van een archief?

Zoektocht

In het (verre) verleden kwamen vaak niet-geïnventariseerde archieven in onze depots terecht. Dit leverde een achterstand op, waar we nog tientallen jaren onze handen vol aan hebben. Soms verkeren die bestanden zelfs in wanorde, ontbreken contracten of voldoen de contracten niet aan de eisen die we in deze tijd daaraan stellen. Dat geldt bijvoorbeeld voor een aantal Arnhemse archieven. De zoektocht naar de huidige eigenaar of rechtsopvolger kan een moeizame speurtocht zijn.

Oplossen van een puzzel: inventariseren

Tijdens het inventariseren van een archief ordent en beschrijft de archivaris de documenten. Van te voren en gedurende de bewerking onderzoekt hij de geschiedenis, taken en doelen van de archiefvormer. Bovendien kijkt hij naar wat er in het archief zit. De archiefvormer kan bijvoorbeeld een persoon, vereniging, stichting, bedrijf, kerk, school of overheidsorganisatie zijn. Het onderzoek helpt de archivaris bij het structureren van het archief. Collectiemedewerker Anne Beckers: “Het kost tijd om de context van een archief te doorzien. Je wilt weten wat er achter zit”. Zij vergelijkt het toegankelijk maken met het oplossen van puzzel. “Welke informatie is bij de start aanwezig? Je weet van te voren niet wat je tegenkomt”.

Is er al enige structuur in een archief of is er sprake van wanorde? Bestaat het archief uit dossiers, series of losse stukken? Het beschrijven van series – bijvoorbeeld een reeks briefwisselingen met een persoon, een hoeveelheid grootboeken of jaarverslagen – gaat sneller dan wanneer een archivaris stuk voor stuk door een archief ploetert. Geregeld komt de archivaris tijdens een bewerking documenten tegen die hem voor een raadsel plaatsen. “De omvang van een archief”, vertelt Anne Beckers, “zegt daarom niet alles”.

“Zoiets kost extra tijd”

Ook de informatiedrager bepaalt het tempo van de voortgang. Bestaat het archief uit papier, foto’s of bewegend beeld? Het herkennen, beschrijven en dateren van foto’s is een arbeidsintensief karwei. Beslis je om de foto’s per stuk te beschrijven of als partij? Anne Beckers: “Af en toe duiken tijdens het toegankelijk maken elders nog nieuwe documenten. Dat dwingt je soms om een andere keuze te maken dan die je aan het begin hebt gemaakt. Zoiets kost extra tijd”. Zeker als het gaat om floppies, cd-roms of dvd’s. Ook het verwerken van het auteursrecht, privacyregels en openbaarheidsafspraken neemt tijd in beslag. Bij het beschrijven van foto’s kent de archivaris gebruikerslicenties toe, zoals het type creative commons. Wanneer de archivaris besluit om foto’s en andere documenten meteen te digitaliseren, duurt het inventariseren langer.

Tot slot bij het inventariseren voert de archivaris de archiefordening en documentbeschrijvingen in een geautomatiseerd archiefbeheerssysteem in. Daarbij duiken soms nog verrassingen op die tijd kosten.

Nietjes en paperclips

De laatste stap in het proces van toegankelijk maken zet het team Behoud. Behoudmedewerkers verzorgen het archief. Ze ontnieten de documenten, verpakken de stukken in zuurvrije omslagen en dozen en etiketteren die. Behoudsmedewerker Bart Dinnissen zegt dat ontnieten verreweg het meeste tijd kost: “We halen veel weg: nietjes, oud plakband, plastic tabbladen, elastiekjes en paperclips”. Nietjes kunnen op termijn de inkt en het papier aantasten, onder meer door roest. Kunststof en plastics bevatten vaak weekmakers, die slecht zijn voor inkt en papier. De inkt vermengt zich met weekmakers en gaat aan het plastic kleven. Letters worden onleesbaar. Soms is het nodig om beschadigde historische documenten te restaureren. Dat is vaak een erg arbeidsintensieve handeling, die een gespecialiseerde restaurator uitvoert.

Bart Dinnissen vertelt dat ook het verpakken van individuele foto’s nogal tijdrovend is. De behoudsmedewerkers houden foto’s, floppies, usb-sticks, cd-roms en videobanden apart, omdat die een eigen verpakking krijgen. Het gebeurt ook wel eens dat tijdens het verpakken blijkt dat de nummering van de documenten niet klopt. Dan overleggen de behoudsmedewerkers met de archivaris om te kijken welke stappen nodig zijn om de nummering kloppend te maken.

Na de vindplaatsregistratie is de toegang van het geïnventariseerde archief klaar voor het uploaden naar internet. Dat gebeurt door een extern bedrijf.

Vraag van publiek leidend

Wij geven bij het toegankelijk maken en verpakken van bestanden de voorrang aan archieven, waar het publiek de meeste behoefte aan heeft. “Voor ons is de vraag van het publiek leidend”, zegt manager Publiek Ilse Nagelkerke. Onze beperkte capaciteit (aantal medewerkers die dit werk doen) zorgt er echter voor dat we prioriteiten moeten stellen bij het toegankelijk maken. We kunnen niet zoveel meters archief per jaar inventariseren en verpakken als we eigenlijk zouden willen.

Een broedende kip stoor je beter niet. Dat geldt ook tijdens het inventariseren en materieel verzorgen van een archief. Bezoekers die stukken willen raadplegen, die zich in een archief bevinden dat in bewerking is, moeten we teleurstellen. We kunnen het complexe proces van ordenen, beschrijven, invoeren, omnummeren, ontnieten, verpakken en etiketteren niet in de war laten lopen en daardoor vertragen.