Excelsjabloon vergemakkelijkt overbrengen van archieven

Het team Advies & Toezicht heeft een Excelsjabloon ontworpen, waardoor het importeren van een archieftoegang in ons archiefbeheersysteem veel gemakkelijker gaat. De sjabloon wordt op dit moment getest op analoge (papieren) archieven in samenwerking met de gemeente Rozendaal.

Pilot in uitvoering

Dankzij de Excelsjabloon kan een toegang op overheidsarchieven geautomatiseerd worden geïmporteerd in Mais-Flexis, het door ons gebruikte archiefbeheersysteem. Via dit archiefbeheersysteem stellen wij archieftoegangen op internet beschikbaar aan ons publiek. Met de Excelsjabloon beschrijven DIV- of informatiemedewerkers van overheden een over te dragen archief. Door het toepassen van de sjabloon kunnen we in de toekomst de situatie beëindigen, waarbij archieftoegangen op verschillende wijzen (bijvoorbeeld in Word of in een andere bestand) werden aangeleverd door overheden. Het kost veel tijd en inspanning om die toegangen voor het publiek toonbaar te krijgen.Wij evalueren momenteel de pilot, die wij uitvoeren in samenwerking met de gemeente Rozendaal. Het is inmiddels gelukt om een definitieve versie van een archieftoegang geautomatiseerd in Mais-Flexis te importeren.

Rozendaal

Erich Stapersma van de gemeente Rozendaal over de sjabloon: “Voor de bewerking van de inventaris van de gemeente Rozendaal is door medewerkers van het Gelders Archief een Excel-sjabloon aangeleverd. Gaande het traject zijn er een aantal kleine aanpassingen aan het sjabloon aangebracht waardoor de invoer van de dossiers werd vergemakkelijkt. Zo is er gewerkt met een opvallende kleur, zodat optisch het onderscheid goed te maken is tussen een rubriek en een omschrijving. Daarnaast is het keuzeveld enkelvoudige beschrijving, verzamelbeschrijving en deelbeschrijving een verplicht veld, zodat dit bij de invoer niet over het hoofd kan worden gezien. Uiteindelijk is het een zeer werkbaar en gebruiksvriendelijk sjabloon geworden’’. 

Standaardiseren

Het ontwerpen van de Excelsjabloon past in het beleid van het team Advies & Toezicht van de afdeling Collectie van het Gelders Archief om de werkprocessen verder te professionaliseren en te standaardiseren. Het overbrengen van analoge archieven is daarvan een onderdeel. Het doel is om de bij ons aangesloten overheden en overheden waarmee we een dienstverleningsovereenkomst hebben (Gelderse rijksinstellingen, provincie Gelderland, gemeenten Arnhem, Renkum, Rheden, Rozendaal, Overbetuwe en Waterschap Vallei en Veluwe) beter en efficiënter te bedienen.