Waarom we met scanning on demand harder willen lopen, maar soms niet kunnen

Het Gelders Archief zet met mensen en middelen sterk in op scanning on demand. Bezoekers kunnen gratis scans van archiefstukken aanvragen. Hoe dat precies werkt, leest u hier. Ons publiek waardeert onze scanning-op-verzoekdienstverlening zeer. Dat bleek onlangs uit de tweejaarlijkse landelijke Kwaliteitsmonitor. We willen het aantal archieven dat voor scanning on demand in aanmerking komt komende tijd fors uitbreiden. In de praktijk lopen we echter tegen een aantal zaken aan, die deze vorm van dienstverlening begrenzen.

Privacyregels

Volgens de huidige privacywetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG) is het niet toegestaan om persoonsgegevens van nog levende personen te digitaliseren en online te plaatsen. Bij archieven jonger dan 110 jaar is het risico aanwezig dat de stukken persoonsgegevens bevatten van nog levende personen. Helaas weten wij niet op detailniveau welke documenten persoonsgegevens bevatten en welke niet. Om dit per archiefstuk uitzoeken is maatwerk nodig, wat we op dit moment niet kunnen aanbieden. Daarom hebben we ervoor gekozen om een ruime periode aan te houden van 110 jaar. In de toekomst hopen we wel de tijd te hebben om ook jongere archieven open te stellen.

Individueel toestemming geven

Eigenaren of rechtsopvolgers/erfgenamen van vroegere eigenaren van particuliere archieven moeten schriftelijk toestemming verlenen om hun archief onder de scanning-on-demand-dienstverlening te laten vallen. Bij particuliere archieven moet u denken aan bijvoorbeeld verenigingen, stichtingen, bedrijven, kerkgenootschappen en adellijke families. In de oude contracten die we met eigenaren van particuliere archieven in het (verre) verleden afsloten, stonden nog geen afspraken over scanning en digitale publicaties. Die techniek bestond destijds nog niet. Veel afspraken dateren van vaak tientallen jaren geleden.

Veel tijd en energie

We steken veel energie en tijd in het opsporen van de vroegere eigenaren of nazaten van de meer dan duizend particuliere archieven die we beheren om toestemming te krijgen voor het maken van scans. Bij familiearchieven kan het zelfs gaan om verschillende personen die toestemming moeten geven.

Kort geleden kregen we toestemming om onder meer archieven van de Heidemij, de DRU en heerlijkheid Hernen te scannen. Archiefstukken van private partijen waarbij hiervoor geen toestemming is gegeven kunt u wel inzien in onze studiezaal en er voor eigen gebruik foto's van maken.

Scans beschikbaar voor iedereen

Dankzij scanning on demand komen de gescande documenten beschikbaar voor iedereen. De reguliere archiefstukken kunt u raadplegen op onze website en voor scans van bouwdossiers en handelsdossiers kunt u ons Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. sturen, daarna sturen wij u de scans toe.