Menu

De chat is beschikbaar van maandag tot en met vrijdag tussen 13:00 en 16:00 uur. Is de chat offline? Stel uw vraag via ons contactformulier.

Het verhaal van beheerder informatiesystemen Marc van den Hoogen

Denk je bij het Gelders Archief misschien aan papier en perkament? Ook al beheren we als Gelders Archief ruim 30 kilometer papier en andere materialen, beheer en dienstverlening doen we al lang niet meer met kaartenbakken. Voor primaire processen zoals aanvragen, uitlenen en depotbeheer maken we volop gebruik van geautomatiseerde informatiesystemen; het beheer van die informatiesystemen is mijn verantwoordelijkheid. Het gaat om ruim 30 miljoen beschrijvingen van archivalia en ruim 380 miljoen ‘records’ (tabelregels) met alle kenmerken. 

‘Schipholbord’

Dienstverlening aan burgers doen we als Gelders Archief ook steeds meer digitaal, online. Naast mijn hoofdtaak als beheerder, help ik daarom mee aan het opzetten en realiseren van innovatieve projecten. Voorbeelden zijn het digitaal aanbieden van scans van archiefstukken via internet (scanning on demand) en het verwerken van digitaal ingevoerde aktegegevens (Vele Handen). Eén van de toepassingen die ik zelf heb ontwikkeld en nu beheer, is een elektronische informatiezuil (een ‘schipholbord’) waarmee alle bezoekers in de studiezaal  real-time kunnen zien wanneer hun depotaanvragen arriveren bij de balie. 

Zelfklevende etiketten voor 935 duizend omslagen etc.

De digitale en analoge werelden zijn ook hier steeds vaker met elkaar verbonden. Zo produceren we zelfklevende etiketten voor de ruim 935 duizend papieren omslagen, kaarten, fotoalbums, enzovoorts vanuit het digitale informatiesysteem. Het is nog niet zolang geleden dat collega’s die in een apart informatiesysteem overtypten. De tijd die vrijvalt, draagt weer bij aan scanning-on-demand, waar bezoekers meer aan hebben en wat voor collega’s motiverender werk is.

Veel collegialiteit

Eerder heb ik mijn kennis van informatietechnologie en -systemen toegepast in de gezondheidszorg en bij hoger onderwijs (onderzoek). In die sectoren speelden destijds vaak reorganisaties; instituten hadden het moeilijk. Maar de belangstelling voor geschiedenis was al langer bij mij aanwezig en buiten het werk hielp ik een kennis met stamboomonderzoek. Wellicht was ik daarom aangetrokken door het Gelders Archief. En natuurlijk staat óók hier geen winstoogmerk voorop; ik heb veel collegialiteit ervaren. En het is mooi om te zien hoe we als maatschappij en in de regio voor ons erfgoed kunnen zorgen. 

Technologisch gedreven

Inhoudelijk interessant bij Gelders Archief is de digitale transformatie van de organisatie. Zelfs een archiefdienst met veel erfgoed is de laatste jaren technologisch gedreven geworden. De efficiency is groot, informatiesystemen worden dagelijks volop gebruikt. Om daar deel van uit te maken is heel boeiend. Vanzelfsprekend doen we mee aan het e-Depot van het Nationaal Archief in Den Haag en ik heb de eer gekregen om de vierde landelijke aansluiting in gebruik en beheer te nemen.