Dinsdag verwelkomden we als team Advies en Toezicht onze overheidspartners in het Gelders Archief voor de partnerbijeenkomst 2023. Met een opkomst van 22 deelnemers waren al onze partners vertegenwoordigd op deze dag*. De bijeenkomst bestond uit een gevarieerd en interactief programma in de vorm van presentaties en workshops over onderwerpen op het gebied van informatiebeheer en archivering.
Zo spoedig mogelijk
Om 11.00 uur trapte Fred van Kan, algemeen directeur van het Gelders Archief, de dag af met een openingswoord, waarin hij in vogelvlucht de ontwikkeling van archivering en de dienstverlening van de archiefinstelling door de jaren heen in beeld bracht. Fred van Kan bracht hier zijn eerder verspreide visie onder de aandacht: de mogelijkheid om documenten zo spoedig mogelijk na de vorming over te brengen naar de archiefbewaarplaats en openbaar te maken waar het kan, om transparantie van (overheids)handelen en de toegevoegde waarde van de archiefinstellingen te vergroten.
Openbaarheid
Eline Abbink en Martijn Hermens betrokken de deelnemers vervolgens in het onderwerp openbaarheid. Vragen die onder meer aan bod kwamen: wanneer is informatie openbaar en wanneer niet, wie is hiervoor verantwoordelijk en hoe beoordeelt het Gelders Archief of informatie openbaar of beperkt openbaar moet zijn? Als afsluiting van dit onderwerp beoordeelden de deelnemers in groepsverband drie casussen, waarbij zij moesten bepalen of de informatie openbaar of beperkt openbaar was, op basis waarvan en, indien beperkt openbaar, voor welke termijn de beperking van toepassing was. Dit ervoeren de deelnemers als nuttig en leerzaam.
Omgevingswet
Na een goed verzorgde lunch was het de beurt aan Johannes Lijnse (beleidsadviseur informatiebeheer van de provincie Gelderland). Johannes Lijnse nam, met hulp van onze adviseur Martie Coolen, de deelnemers mee in de ontwikkelingen en uitdagingen, die spelen bij de voorbereidingen van archivering op basis van de Omgevingswet. Via diverse stellingen en eigen ervaringen boeide Johannes Lijnse de deelnemers en vertelde hij wat er nodig is om dit goed in te richten. Hij benadrukte het belang van samenwerking bij ketenarchivering.
Digitaal depot
Het laatste onderwerp van de dag verzorgden Dennis van Noort en Marc van den Hoogen. Het gaf de deelnemers een inkijkje in wat er nodig is aan voorbereiding om digitaal archief op te kunnen nemen in het digitaal depot van het Gelders Archief. Na een korte presentatie gingen de deelnemers in groepsverband uiteen om een aantal dossiers en documenten klaar te maken voor opname in het digitaal depot. De nadruk hierbij lag op het handmatig vullen van een metadataschema in TopX XML-formaat, gebruikt voor het uitwisselen van metadata tussen systemen. Een workshop met een technisch gehalte, dat de deelnemers vol enthousiasme oppakten. Met behulp van een stappenplan en een toelichting op het gebruik van een metadataschema, lukte het deze dossiers en documenten met bijbehorende metadata (technisch) klaar te zetten voor een succesvolle opname in het digitaal depot. Met een waardevolle discussie over dit onderwerp eindigde het programma iets na 16.00 uur en was het tijd voor een informele afsluiting met een hapje en een drankje.
Het team Advies & Toezicht kijkt terug op een succesvolle partnerbijeenkomst, met een hoop positieve reacties van deelnemers na afloop. Tot slot bedanken we iedereen die heeft bijgedragen aan deze dag.
*Onze partners zijn: provincie Gelderland, gemeente Arnhem, Renkum, Rheden, Rozendaal en Overbetuwe, Waterschap Vallei en Veluwe, VGGM (Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden), ODRA (Omgevingsdienst Regio Arnhem) en MGR SDCG (Modulaire Gemeenschappelijke Regeling Sociaal Domein Centraal Gelderland).
Westervoortsedijk 67-D
Openingstijden studiezaal