De algemene rijksarchivaris heeft namens de staatsecretaris van OCW de Selectielijst e-mailbewaring gemeenten en intergemeentelijke organen 2024 vastgesteld.
Sleutelfunctie- of Capstone-methodiek
Nu de selectielijst is vastgesteld hebben gemeenten en intergemeentelijke organen, waaronder partners van het Gelders Archief, een formele basis om e-mails te bewaren volgens de Capstone-methode van de U.S. National Archives and Records Administration.
De selectielijst e-mailbewaring volgens de Capstone-methodiek is ontstaan, omdat het in de praktijk te tijdrovend en arbeidsintensief is om e-mails te bewaren bij de zaken waar ze betrekking op hebben en ze dezelfde bewaartermijn krijgen als de bijbehorende zaak. De Selectielijst e-mailbewaring voorziet gemeenten en intergemeentelijke organen in een praktische oplossing voor het archiveren van e-mail.
De selectielijst gaat uit van het aanwijzen van sleutelfiguren (belangrijke functionarissen). Alle e-mailberichten van deze sleutelfiguren worden permanent bewaard. Bij deze sleutelfunctionarissen komt belangrijke informatie van de gehele organisatie bij elkaar. E-mailberichten van overige functionarissen worden na 7 jaar vernietigd.
Naast e-mail van individuele functionarissen, biedt de Selectielijst e-mailbewaring ook bewaartermijnen voor e-mail uit gedeelde en geautomatiseerde functionele e-mailboxen (bijvoorbeeld e-mailbox van een team of afdeling).
Verhouding tot Selectielijst 2020
De Selectielijst e-mailbewaring is een aanvulling op de reeds geldende Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 en is opgesteld door de Adviescommissie Archieven. De Selectielijst 2020, maar ook de voorgangers daarvan, blijven van toepassing op alle archiefbescheiden, inclusief e-mailberichten, die buiten de reikwijdte van de Selectielijst e-mailbewaring vallen.
Wanneer verplicht gebruiken?
Voor gemeenten en intergemeentelijke organen die zich formeel hebben aangesloten bij de Selectielijst wordt het hanteren van de Capstone-methodiek per 1 januari 2024 verplicht. Aanvullende informatie over het gebruik is te vinden via het programma 'Grip op informatie' (inloggen verplicht) van de VNG.
Westervoortsedijk 67-D
Openingstijden studiezaal