Vanaf 1 juni is de selectielijst voor e-mailbewaring van de VNG Adviescommissie Archieven gedurende 6 weken te raadplegen bij het Nationaal Archief. Na goedkeuring hebben de aangesloten gemeenten en intergemeentelijke organen, waaronder ook enkele partners van het Gelders Archief, een wettelijke basis om e-mailbewaring uit te voeren volgens de Capstone-methode van de U.S. National Archives and Records Administration, in situaties waarin zaakgericht beheer niet mogelijk is.
Achtergrond
Veel overheidsorganisaties, waaronder gemeenten, hebben moeite met het archiveren van e-mailberichten. E-mailberichten vallen onder de Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2020, ook wel bekend als Selectielijst 2020. Het doel is om e-mails te bewaren in samenhang met zaken, zodat ze dezelfde bewaartermijn krijgen als de bijbehorende zaak. In de praktijk blijkt dit echter lastig vanwege de complexiteit. Als gevolg hiervan worden e-mailberichten gebrekkig gearchiveerd.
Bovendien worden de inhoud van e-mailaccounts van vertrokken medewerkers vaak volledig gewist na enkele maanden. Dit zorgt voor problemen bij het voldoen aan WOO-verzoeken (Wet Openbaarheid van Bestuur). Verschillende gemeenten hebben hier al mee te maken gehad.
Capstone-methode
De Capstone-methode, ontwikkeld door de National Archives in de Verenigde Staten, biedt een praktische oplossing voor het archiveren van e-mailberichten. Volgens deze methode worden e-mailberichten van belangrijke functionarissen permanent bewaard. Door de e-mailberichten van deze sleutelfunctionarissen volledig te archiveren, worden de belangrijkste gegevens van de organisatie behouden. Dit biedt ook inzicht in hoe de organisatie communiceert met burgers, bedrijven en partners, evenals een historisch beeld van de werking van de organisatie. E-mailberichten van andere medewerkers worden gedurende een bepaalde periode bewaard om te voldoen aan WOO-verzoeken.
Meer weten hierover? Bekijk dan de volgende websites:
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2023-15081.html
https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/selectielijsten-ter-inzage
Westervoortsedijk 67-D
Openingstijden studiezaal