De informatiemiddag over onze Scanning on Demand service die wij op maandag 1 oktober hebben georganiseerd, was zeer geslaagd. Deze middag hebben wij onze aanpak en ervaringen met het scannen van archieven gedeeld. Hiermee hebben we voorzien in de groeiende belangstelling van collega-archieven en andere partners van het archief voor onze scanning service en online dienstverlening. In deze blog vindt u een korte samenvatting van deze middag.
Pioniers in digitalisering
Online dienstverlening is een van onze speerpunten. Daarom zetten wij ons al een aantal jaar sterk in op de digitalisering van onze bronnen. Op deze manier kunnen wij de toegankelijkheid van onze collectie optimaliseren, en dragen we bij aan een transparante overheid en kennisverspreiding over het verleden van Gelderland.
Scanning on Demand -het via de website aanvragen om een archiefstuk te laten digitaliseren- is voor ons het middel om de digitale dienstverlening te optimaliseren. Het doel: bezoekers online een dermate hoge dienstverlening aanbieden dat een bezoek aan de fysieke studiezaal niet meer nodig is. Dit is ook een steeds vaker gehoorde wens van onze bezoekers.
Onze keuzes
Om digitalisering door Scanning on Demand een structureel onderdeel van het archief te laten zijn hebben wij een aantal specifieke keuzes gemaakt:
- Wij scannen zelf. We scannen in de eigen organisatie en met eigen medewerkers. Zo houden we de bewerkingsketen kort en creëren we een expertise op dit gebied.
- We scannen het gehele archiefstuk/inventarisnummer. Ook al is de klant maar in 1 pagina geïnteresseerd. Als een archiefstuk eenmaal is gescand hoeft het het depot niet meer uit. Dit vergroot de duurzaamheid van een stuk.
- Scans zijn gratis. Wij zien Scanning on Demand als een vervanging voor bezoek aan de studiezaal. Alleen door geen kosten aan de scans te verbinden kan het Gelders Archief voldoen aan haar plicht de burger gratis inzage in archieven te verlenen.
- Wij maken gebruikerskopieën. Dit houdt in dat we niet voor de eeuwigheid maar voor de leesbaarheid scannen. Onze scans hebben een ongekende kwaliteit.
- Wij beschermen beperkt openbare gegevens. We scannen geen archieven die nog niet openbaar zijn op basis van wetgeving en afspraken met de archiefvormer (particulieren). Concreet betekent dit dat wij geen archieven scannen die jonger zijn van 110 jaar. Met uitzondering van de bouwdossiers en dossiers van de Kamer van Koophandel.
- Duidelijkheid in de dienstverlening. Wij houden een ruime levertijd aan. Onze insteek is liever een paar dagen langer beloven en eerder leveren dan andersom.
Ook hebben we tijdens de bijeenkomst een kijkje achter de schermen gegeven door gezamenlijk de stappen van aanvraag tot online publicatie van scans te doorlopen.
Wat doe je als het een te groot succes wordt: uitbreiden
Onze verwachtingen bleken terecht. Zelfs zonder groots aandacht te schenken aan Scanning on Demand, werd deze service gevonden door bezoekers. Al snel kregen we meer aanvragen dan we konden leveren. Om de bezoekers toch zo snel mogelijk van hun gevraagde scans te voorzien moest er iets veranderen.
Het was een eye opener om te zien hoe de aanvraagcijfers zijn gestegen en veel klanten bereid waren om enige tijd te wachten op scans als dat betekende dat ze niet meer naar de studiezaal hoefden te komen. Op basis hiervan hebben we de capaciteit van Scanning on Demand uitgebreid door te investeren in scanners en personeel. De levertijd van scans werd verlaagd en we hebben de opening van de studiezaal teruggebracht naar twee dagen per week.
Deze uitbreiding heeft ons en onze bezoekers ontzettend veel opgeleverd. We krijgen tot nu toe veel lof over de snelheid en accuraatheid waarmee wij hen tegemoet kunnen treden, en ontvangen vrijwel geen klachten over de verandering in de openingstijden van de studiezaal.
Geslaagde bijeenkomst
Wij kijken met voldoening terug op een geslaagde en goed bezochte bijeenkomst. Het is duidelijk dat veel archieven geïnteresseerd zijn in het uitbreiden van hun online dienstverlening door digitalisering. De combinatie tussen fysieke en digitale dienstverlening bleek nog veel vragen op te roepen maar het was mooi om te zien dat archieven zich graag inzetten om gezamenlijk te groeien naar een betere integrale dienstverlening.
Westervoortsedijk 67-D
Openingstijden studiezaal