Terugblik partnerbijeenkomst 2025

Net zoals voorgaande jaren vond er dit jaar weer een partnerbijeenkomst plaats bij het Gelders Archief. Op maandag 6 oktober organiseerde het team Advies en Toezicht een moment voor alle overheidspartners van het Gelders Archief om elkaar te ontmoeten en ideeën uit te wisselen. In tegenstelling tot voorgaande jaren bestond de ochtend dit jaar uit presentaties en demonstraties gepresenteerd door collega’s van de gemeente Arnhem. Het bieden van een platform aan een van onze partners zorgde ervoor dat de onderwerpen goed aansloten op de realiteit van andere overheidspartners. Beiden presentaties gingen over onderwerpen op het gebied van digitalisering en informatiebeheer.

Opening

Dagvoorzitter Martijn Hermens trapte de bijeenkomst af met een welkomstwoord en een korte mededeling. Hij deelde dat het team Advies & Toezicht sinds 1 oktober uitgebreid is met twee nieuwe adviseurs Overbrenging & Vernietiging: Eline Suverkropp en Irene Rooker. We hopen dat we met twee nieuwe adviseurs onze partners beter van dienst kunnen zijn.

Na deze mededeling gaf Martijn het woord aan Arne Notten, de nieuwe manager Dienstverlening & Organisatie. Hij stelde zich voor aan de overheidspartners om kennis met ze te maken.

Digitaliseringsproces bij Burgerzaken

Daniëlle Ronnen, Eugène d’Hollosy en Pieter de Vries namen de deelnemers mee in het digitaliseringsproces bij de afdeling Burgerzaken van de Gemeente Arnhem. Bij de afdeling Burgerzaken kunnen burgers een afschrift van een akte van de Burgerlijke Stand opvragen, zoals bijvoorbeeld van een eigen geboorteakte. Tot medio 2025 verliep dit proces bijna volledig analoog. Daar is verandering in gekomen. Vanaf nu zijn de akten van de Burgerlijke Stand laagdrempelig en digitaal toegankelijk via een intern open source platform. Zo kunnen ze burgers sneller en makkelijker voorzien van een afschrift.

Ze namen ons mee in het gehele proces: het opzetten van het project, de overwegingen die ze hebben moeten maken, de gesprekken die hierbij kwamen kijken, de obstakels die ze hebben gehad, de uitvoering van het project en de uiteindelijke voltooiing. Als afsluiter kregen de deelnemers een kijkje in het systeem en hoe hierin gewerkt wordt. 

Landelijke werkgroep centrale vernietigingsfunctionaliteit

Na de koffiepauze gaf Ludo Klein Holte, Strategisch aanjager digitale innovaties bij de Gemeente Arnhem, een presentatie over het project van de landelijke werkgroep centrale vernietigingsfunctionaliteit. Hoe kunnen we op een efficiënte, betrouwbare, duurzame en eenvoudige manier digitale informatie vernietigen binnen het huidige landschap, terwijl we tegelijkertijd voldoen aan de eisen van diverse wet- en regelgeving en we verantwoording hierover kunnen afleggen aan de maatschappij?

Archiefbeheer is een complexe klus. De verwachting van 24/7 dienstverlening neemt toe, informatie is verspreid opgeslagen en de hoeveelheid informatie groeit explosief. Daarnaast is de tijdelijke vernietiging van gegevens zonder waarde cruciaal. Om dit op te lossen presenteert Ludo de vernietigingscockpit. Een centrale vernietigingsapplicatie die informatie kan vernietigen in verschillende aangesloten documentbronnen. Ludo nam de deelnemers mee in het project en liet ze in de testomgeving van de applicatie zien hoe deze precies werkt.

De ochtend werd afgesloten met een lunch. We kijken terug op een geslaagde partnerbijeenkomst!