Op deze pagina vindt u informatie voor de overheidsorganisaties die het Gelders Archief hebben aangewezen als archiefbewaarplaats. Het team Advies en Toezicht adviseert over en houdt toezicht op het informatiebeheer van de provincie Gelderland, de aangesloten gemeenten (Arnhem, Rheden, Renkum, Rozendaal), Waterschap Vallei en Veluwe en de aangesloten gemeenschappelijke regelingen (de ODRA, VGGM en MGR). Het toezicht wordt uitgevoerd namens de archivaris (voor de gemeenschappelijke regelingen), de gemeente-, waterschaps-, en provinciearchivaris.
Daarnaast beheert het Gelders Archief ook de analoge archieven van rijksinstellingen in de provincie Gelderland. Dit geldt ook voor analoge archieven van zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s), die werkzaam zijn (geweest) in en voor de provincie Gelderland.
Wilt u contact met een adviseur of toezichthouder? Stuur dan een mail naar
Advies
De adviseurs ondersteunen aangesloten partners bij overbrenging, vernietiging en informatiebeheervraagstukken. Het team Advies en Toezicht bestaat uit adviseurs die gespecialiseerd zijn in analoge overbrenging en vernietiging en adviseurs die gespecialiseerd zijn in digitale overbrenging en adviesvraagstukken over informatiebeheer.
Wij behandelen adviesvragen aan de hand van drie pijlers: een vraagstuk moet over de Archiefwet gaan, en moet relevant en concreet zijn.
Er bestaat een onderscheid tussen formeel advies (hierbij is advisering volgens de Archiefwet 1995 verplicht) en informeel advies.
Voor meer informatie, zie onze richtlijnen advisering.
Hieronder vindt u meer informatie over de verschillende onderwerpen waarover team Advies en Toezicht advies geeft.
Archiving by design
Het team Advies en Toezicht streeft naar ‘archiving by design’. Het doel is om informatie al ‘aan de voorkant’ op orde te hebben, zodat het ook in de toekomst duurzaam toegankelijk blijft. Bij het aanschaffen en implementeren van informatiesystemen kun je als organisatie al rekening houden met de eisen rondom duurzame toegankelijkheid. Zo voorkom je bij migratie of overbrenging van digitale overheidsinformatie problemen met de toegankelijkheid van de informatie en voldoe je als organisatie aan de wet- en regelgeving.
Wanneer is informatie duurzaam toegankelijk? De eisen voor duurzame toegankelijkheid zijn te vinden in het DUTO-raamwerk en bestaan uit zes kenmerken:
- Vindbaar: Informatie moet gemakkelijk terug te vinden zijn.
- Beschikbaar: De informatie moet toegankelijk zijn wanneer die nodig is.
- Leesbaar: De informatie moet correct en duidelijk leesbaar zijn.
- Interpreteerbaar: De context van de informatie moet begrijpelijk zijn.
- Betrouwbaar: De informatie moet authentiek en volledig zijn.
- Toekomstbestendig: De informatie moet ook in de toekomst bruikbaar zijn, onafhankelijk van toekomstige technologische veranderingen.
Wilt u meer informatie? Lees dan de ‘Handreiking DUTO-risicobeoordeling’ van het Nationaal Archief.
Vervanging
Overheden werken steeds meer digitaal in plaats van (alleen) op papier. Zorgdragers kunnen ervoor kiezen om volledig digitaal te werken door over te gaan op vervanging: dit is het proces waarbij analoge archiefbescheiden worden vervangen door digitale reproducties. Vervanging is iets anders dan digitalisering; bij digitalisering blijft zowel het papieren archiefstuk behouden als het origineel. Bij vervanging wordt het origineel (het papier) na digitalisering vernietigd.
Aan vervanging zitten meerdere voordelen. Zoals gezegd kunnen organisaties ervoor kiezen om volledig digitaal te werken, maar daarnaast heeft het ook operationele voordelen voor de organisatie en is het vaak gemakkelijker voor de burger.
De zorgdrager kan niet zomaar gaan vervangen. Hier is een vervangingsbesluit voor nodig dat wordt genomen door het college van Burgemeester & Wethouders (gemeenten), het dagelijks bestuur (Waterschap, gemeenschappelijke regelingen) of Gedeputeerde Staten (provincie).
Aan een vervangingsbesluit moet altijd een Handboek Vervanging ten grondslag liggen. Hierin staat het proces en de eisen rondom vervanging beschreven. Vaak is in lokale wetgeving, zoals het Besluit Informatiebeheer, vastgelegd dat de archivaris kennis moet nemen van of moet adviseren over het voornemen tot vervanging. De informatieadviseur van het Gelders Archief beoordeelt namens de archivaris het Handboek Vervanging. Het doel is om tot een positief advies voor het vervangingsbesluit te komen.
De informatieadviseur doet dit aan de hand van de ‘Handreiking Vervanging archiefbescheiden’ van het Nationaal Archief.
Migratie en conversie
Migratie en conversie worden vaak genoemd in lokale wetgeving als vraagstukken waar de archivaris kennis van moet nemen.
Regelmatig moet digitale informatie worden overgezet van het ene naar het andere systeem. Dit heet migratie. Ook komt het voor dat bestanden omgezet moeten worden naar een ander bestandsformaat, bijvoorbeeld van Word naar PDF. Dit heet conversie. Migratie komt bijvoorbeeld voor als een organisatie een nieuw systeem gaat implementeren. Conversie is soms noodzakelijk, zodat de bestanden toegankelijk en leesbaar blijven.
De Archiefregeling (artikel 25 lid 2) regelt dat de zorgdrager een verklaring moet opstellen van de migratie of conversie, die “ten minste een specificatie bevat van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd of gemigreerd, en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de, bij deze regeling, gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat is of kan worden voldaan”.
Het migratieplan vormt de basis voor deze verklaring. Dit plan beschrijft het hele proces van migratie of conversie. Ook staat in het plan wat er wordt getest en wat het resultaat moet zijn.
Betrek de informatieadviseur van het Gelders Archief tijdig bij het opstellen van het migratieplan en de verklaring van migratie of conversie. De informatieadviseur kan adviseren over dit proces.
Kwaliteitssysteem
Een kwaliteitssysteem is een hulpmiddel om het informatiebeheer op orde te krijgen, te houden en te verbeteren.
De Archiefregeling, artikel 16, zegt daar het volgende over: “De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.”
Een kwaliteitssysteem regelt de eisen voor informatiebeheer voor een organisatie. Het helpt om het informatiebeheer te controleren en voortdurend te verbeteren. Dit gebeurt door middel van toetsbare eisen.
De informatieadviseur van het Gelders Archief adviseert over het opstellen hiervan. Gebruik de handreiking ‘Kwaliteitssysteem informatiebeheer decentrale overheden (KIDO)’ bij het opzetten van een kwaliteitssysteem.
SIO
Het strategisch informatieoverleg (SIO) is een structureel overleg tussen de zorgdrager en het Gelders Archief. Hierin wordt het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding van de zorgdrager op strategisch niveau besproken. In het SIO zijn verschillende disciplines vertegenwoordigd, zoals de Functionaris Gegevensbescherming (FG), de Chief Information Security Office (CISO) of een jurist. Vanuit het Gelders Archief sluiten de toezichthouder of senior informatieadviseur en de archivaris aan.
Voor sommige onderwerpen is het instellen van een SIO verplicht, zoals bij het ontwerpen van een selectielijst. Ook de voorbereiding tot een besluit tot vervreemding moet in een SIO worden besproken. Daarnaast komen andere onderwerpen aan bod, zoals openbaarheid en toezicht.
Een SIO is in verschillende vormen mogelijk. Team Advies en Toezicht adviseert bij het instellen van een SIO en denkt mee over de vorm en invulling hiervan.
Zie voor meer informatie de handreiking ‘Strategisch Informatie Overleg Decentrale Overheden’ van de VNG, Interprovinciaal Overleg en Unie van Waterschappen voor meer informatie.
Overbrenging
Volgens de Archiefwet 1995 zijn overheden verplicht om archieven die blijvend bewaard worden na twintig jaar over te brengen naar een officiële archiefbewaarplaats. Voor onze aangesloten partners is dat het Gelders Archief.
Na overbrenging zijn de archieven volledig openbaar. Soms geldt er een uitzondering, bijvoorbeeld als er een beperkingsgrondslag van toepassing is uit de Archiefwet 1995 of de AVG. Dit is onder andere het geval bij privacygevoelige informatie. Ook hierover adviseert de informatieadviseur namens de archivaris.
De Archiefwet verplicht overheden om hun archief naar de archiefbewaarplaats over te brengen in een goede, geordende, toegankelijke staat. Het Gelders Archief heeft hiervoor richtlijnen en eisen opgesteld. Zo zorgen we ervoor dat archieven duurzaam toegankelijk worden voor iedereen.
Om misverstanden te voorkomen, plannen we altijd voorafgaand aan de bewerking een startgesprek in. Hierin bespreken we samen de richtlijnen voor bewerking en de materiële verzorging van het archief. In sommige gevallen wordt het archief op locatie gecontroleerd.
Het overbrengingsproces ziet er in het kort als volgt uit:
- startgesprek tussen zorgdrager en adviseur en controle materiële staat;
- zorgdrager inventariseert het archief volgens richtlijnen;
- adviseur beoordeelt de inventaris;
- zorgdrager past zo nodig de inventaris aan;
- adviseur geeft advies over openbaarheidsbeperkingen;
- zorgdrager publiceert besluit beperking openbaarheid;
- ondertekenen verklaring van overbrenging;
- beschikbaarstelling archief.
Wilt u een archief overbrengen naar het Gelders Archief? Neem dan contact met ons op voor het plannen van een gesprek:
Digitaal overbrengen
Naast analoog archief is ook het overbrengen van digitaal archief na twintig jaar een verplichting. Overheden werken steeds meer digitaal, waardoor er ook steeds meer digitaal archief wordt gecreëerd. Digitaal archief komt terecht in ons digitaal depot van Preservica, waar het duurzaam wordt beheerd. Het gaat om ‘digital born’ archief of archief dat is vervangen conform een formeel vervangingsbesluit.
Ook voor digitaal archief hebben we enkele richtlijnen opgesteld.
Het metagegevensschema van het Gelders Archief volgt de norm MDTO (Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie). Wilt u meer informatie over de norm MDTO en de voorwaarden van overbrenging? Neem dan contact met ons op via
Meer informatie over ons digitaal depot vindt u op de pagina Digitaal Depot.
Vervroegd overbrengen
Wilt u archief jonger dan twintig jaar overbrengen? In veel gevallen is dit mogelijk. Belangrijk is dat de dossiers afgesloten zijn en het archief geen of zo min mogelijk (bijzondere) persoonsgegevens bevat. Voor vervroegde overbrenging is goedkeuring nodig van de gemeente-, waterschaps,- of provinciearchivaris. Overleg met een adviseur over de mogelijkheden.
Vernietiging
Naast overbrengen, zijn overheidsorganisaties ook verplicht tot het vernietigen van archiefbescheiden. Dit kan alleen op grond van de geldende selectielijst. Vernietiging houdt in dat informatie permanent ontoegankelijk wordt gemaakt, waardoor deze niet meer vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar of betrouwbaar is.
Vernietiging van archiefbescheiden is onderdeel van de goede, geordende en toegankelijke staat van het archief. In het kader van privacy is het extra belangrijk om tijdig te vernietigen, zodat persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld of gebruikt worden bewaard.
Voordat overheidsorganisaties kunnen overgaan tot vernietiging, is een machtiging tot vernietiging nodig. Deze wordt afgegeven door de gemeente-, waterschaps-, of provinciearchivaris. Hiervoor moet een adviseur namens de archivaris eerst de vernietigingslijst goed te keuren.
Vernietigingslijst
We vragen onze partners om de te vernietigen archiefbescheiden te noteren op een vernietigingslijst. Op de vernietigingslijst wordt verder o.a. vastgelegd op basis van welke grondslag uit de selectielijst de bescheiden vernietigd moeten worden en wat de bewaartermijn is. Hier gebruiken we een sjabloon voor, waarin ook de richtlijnen te vinden zijn voor het vernietigingsproces. We hebben een sjabloon voor analoge vernietiging en digitale vernietiging. Voor het ontvangen van deze sjablonen kunt u ons mailen.
Partners die een machtiging tot vernietiging nodig hebben, moeten eerst een formeel verzoek in te dienen waarin wordt gevraagd om deze machtiging. Hierbij wordt de concept vernietigingslijst meegestuurd. De adviseurs plannen de beoordeling in en toetsen de vernietigingslijst. Bij goedkeuring volgt, namens de archivaris, een machtiging tot vernietiging. Vervolgens moeten de archiefbescheiden vernietigd worden. Dit geldt ook voor alle mogelijke kopieën van de archiefbescheiden. De partner is als laatste aan zet om de verklaring van vernietiging op te maken om aan te geven dat de vernietiging daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.
Het vernietigingsproces ziet er in het kort als volgt uit:
- zorgdrager stelt een concept vernietigingslijst op;
- zorgdrager doet een verzoek om een machtiging tot vernietiging te krijgen;
- adviseur plant de beoordeling in;
- adviseur beoordeelt de concept vernietigingslijst;
- zorgdrager past zo nodig de vernietigingslijst aan;
- na goedkeuring geeft de adviseur, namens de archivaris, de machtiging tot vernietiging af;
- zorgdrager vernietigt de archiefbescheiden op de vernietigingslijst;
- zorgdrager stelt een verklaring van vernietiging op en stuurt deze aan de adviseur.
Doorlopende machtiging
Het vernietigingsproces kan, afhankelijk van de omvang, tijdrovend en intensief zijn. Vooral bij archiefbescheiden met een korte bewaartermijn kan het een uitkomst zijn om een doorlopende machtiging tot vernietiging aan te vragen. Dit is een permante machtiging tot vernietiging, afgegeven door de archivaris voor bepaalde processen.
Een doorlopende machtiging kan aangevraagd worden voor het vernietigen van informatie die betrekking heeft op selectielijsten die proces-gerelateerd zijn ingericht. De doorlopende machtiging wordt alleen afgegeven voor het vernietigen van informatie uit gestructureerde processen met een maximale bewaartermijn van 5 jaar.
Wilt u meer informatie over een doorlopende machtiging? Zie dan deze richtlijnen voor meer informatie.
Een aanvraag indienen kan via dit formulier. Na ontvangst zullen wij een gesprek inplannen om de aanvraag te bespreken.
Wilt u meer informatie over vernietiging van archiefbescheiden? Op de website van het Nationaal Archief zijn alle vastgestelde selectielijsten te vinden. Een handreiking voor waardering en selectie van digitale archiefbescheiden is ook te vinden op de website van het Nationaal Archief. Op de website van Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) is een handreiking voor het opstellen van een hotspotmonitor te vinden. Onderwerpen die hierin worden opgenomen worden uitgezonderd van vernietiging.
Toezicht
Het houden van toezicht is een wettelijke taak van het Gelders Archief en vindt zijn grondslag in de Archiefwet. De twee toezichthouders van het team Advies en Toezicht houden toezicht op het beheer van archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Er wordt gecontroleerd of de zorgdrager voldoet aan de randvoorwaarden bij het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden van zowel analoog als digitaal archief.
De toezichthouders houden toezicht volgens een (twee)jaarlijkse terugkerende cyclus. Deze begint met het opstellen van een toezichtplan door de toezichthouder. Vervolgens wordt het toezicht uitgevoerd. De toezichthouder doet dit volgens een prioritering, die ook wordt besproken met onze partners.
We vragen een actuele KPI (Kritische Prestatie Indicatoren) rapportage aan te leveren, waarna de toezichthouder een verslag schrijft en aanbiedt aan het college van Burgemeester en Wethouders, Gedeputeerde Staten, het college van Dijkgraaf en Heemraden of het dagelijks bestuur van de betreffende partner. In dit verslag wordt niet alleen de huidige situatie beschreven, maar worden ook maatregelen aanbevolen.
In het kader van interbestuurlijk toezicht, deelt de betreffende partner het verslag met de interbestuurlijk toezichthouder (IBT) van de Provincie Gelderland.
Voor meer informatie over toezicht, zie onze richtlijnen toezicht.
Vervreemding
Vervreemding van archiefbescheiden betekent dat het eigendom van archiefstukken wordt overgedragen. Dit kan alleen bij archiefbescheiden die in een rijksarchiefbewaarplaats liggen. Op verzoek kunnen bepaalde stukken worden teruggegeven aan gemeenten. Het idee hierachter is dat het historisch-culturele erfgoed beter verspreid wordt door archieven die het Rijk vroeger van gemeenten heeft overgenomen, weer aan die gemeenten terug te geven.
Niet alle archieven komen in aanmerking om vervreemd te worden. Wilt u een verzoek doen tot vervreemding? Vul dan dit formulier in en stuur het naar
Partnerbijeenkomsten en themasessies
We vinden het belangrijk om onze partners te ontmoeten. Daarom organiseren we tenminste één keer per jaar een partnerbijeenkomst of themasessie. Dit is bedoeld om kennis uit te wisselen en contacten te leggen. We bespreken verschillende onderwerpen op het gebied van archief- en informatiebeheer. Regelmatig nodigen we externe sprekers uit of vragen we onze partners iets te vertellen over relevante en actuele ontwikkelingen die bij hen spelen.
Hieronder zijn de onderwerpen (en presentaties) van afgelopen partnerbijeenkomsten terug te vinden:
Partnerbijeenkomst 2025: Het proces ‘digitaliseren bij Burgerzaken’ (gemeente Arnhem) en de landelijke werkgroep centrale vernietigingsfunctionaliteit (gemeente Arnhem).
Partnerbijeenkomst 2024: Archiving by design en het archief als nutsvoorziening
Partnerbijeenkomst 2023: digitaal archief, openbaarheid en omgevingswet
Westervoortsedijk 67-D
Openingstijden studiezaal