Informatie voor overheden

Gelders Archief Menu

Digitaal Informatiebeheer en e-Depot algemeen

Goed en duurzaam digitaal informatiebeheer is essentieel voor het functioneren van een transparante en betrouwbare overheid. Het Gelders Archief werkt, samen met het Nationaal Archief en andere Regionaal Historische Centra, aan een duurzaam en solide e-Depot. Wilt u meer weten? Hieronder vindt u een aantal relevante links.

VNG: duurzame toegankelijkheid van digitale informatie en selectielijst 2017 voor gemeenten
Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO): activiteiten
Baseline Informatiehuishouding Gemeenten
Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO)
Handreiking voor het overbrengen van digitale archieven door decentrale overheden
Stand van zaken digitaal informatiebeheer bij decentrale overheden (rapport ICTU)
Belangrijke conclusies uit dit rapport:
- Kennis en expertise zijn belangrijke voorwaarden om informatiehuishouding te verbeteren.
- Positieve ontwikkeling: digitaal informatiebeheer wordt integraal onderdeel informatiebeleid en -plannen.
- Werkprocessen zijn grotendeels gedigitaliseerd.
- Het merendeel van de overheden oriënteert zich op aansluiting op een e-Depot.
Film: Duurzame toegang tot overheidsinformatie
Film: Wat is e-Depot

Architectuur en techniek

Architectuur is de verbindende schakel tussen techniek, processen en informatie. Het is een wezenlijk onderdeel van de informatievoorziening van een organisatie en zorgt voor de samenhang tussen de verschillende componenten. Waar staat het e-Depot in de informatie-architectuur van de organisatie? Lees meer via de volgende links.

Nationaal Archief: architectuurbeleid
Gemma: e-Depotvoorzieningen
Geschiedenis van digitale opslag (Engelstalig)

Metadata, exports en andere randvoorwaarden

Hieronder vindt u de randvoorwaarden die het Gelders Archief stelt voor het overbrengen van digitaal archief naar het e-Depot. Metadata zijn gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan beschrijven.

Overdrachtsprotocol van digitaal archief naar het e-Depot
Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO)
TMLO is de standaard voor metadatering bij alle decentrale overheden. Het bevordert de toegankelijkheid van informatie en de uitwisseling daarvan tussen overheden. Het is een voorwaarde om informatiesystemen en databanken te kunnen exporteren.
(Concept) Informatiemodel Lokale Overheden. Hierin worden eigenschappen van metadata-elementen en hun inhoudelijke specificatie beschreven.
Top-X: technische standaard voor het aanleveren van exports.
Voorwaarden aanleveren van exports uit een DMS.
Gemma online: wat zijn metagegevens en nog veel meer.

Het e-Depot ontvangt digitale informatie in allerlei vormen en in allerlei formaten en kan deze duurzaam bewaren en beschikbaar stellen. Het Gelders Archief gebruikt de voorkeursformaten en de preservation policy van het Nationaal Archief. Dit schept ingangseisen voor het e-Depot en exportvoorwaarden.