Digitaal Informatiebeheer en e-Depot algemeen

Goed en duurzaam digitaal informatiebeheer is essentieel voor het functioneren van een transparante en betrouwbare overheid. Het Gelders Archief werkt, samen met het Nationaal Archief en andere Regionaal Historische Centra, aan een duurzaam en solide e-Depot. Wilt u meer weten? Hieronder vindt u een aantal relevante links.   

• VNG: duurzame toegankelijkheid van digitale informatie en selectielijst 2017 voor gemeenten
• Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO): activiteiten
• Baseline Informatiehuishouding Gemeenten
• Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO)
• Handreiking voor het overbrengen van digitale archieven door decentrale overheden
• Stand van zaken digitaal informatiebeheer bij decentrale overheden (rapport ICTU)
  Belangrijke conclusies uit dit rapport:
  - Kennis en expertise zijn belangrijke voorwaarden om informatiehuishouding te verbeteren.
  - Positieve ontwikkeling: digitaal informatiebeheer wordt integraal onderdeel informatiebeleid en -plannen.
  - Werkprocessen zijn grotendeels gedigitaliseerd.
  - Het merendeel van de overheden oriënteert zich op aansluiting op een e-Depot.

• Film: Op weg naar duurzame toegankelijkheid
• Film: Duurzame toegang tot overheidsinformatie 
• Film: Wat is e-Depot

Architectuur en techniek

Architectuur is de verbindende schakel tussen techniek, processen en informatie. Het is een wezenlijk onderdeel van de informatievoorziening van een organisatie en zorgt voor de samenhang tussen de verschillende componenten. Waar staat het e-Depot in de informatie-architectuur van de organisatie? Lees meer via de volgende links.

• Nationaal Archief: architectuurbeleid
• Gemma: e-Depotvoorzieningen 
• Geschiedenis van digitale opslag (Engelstalig)

Metadata, exports en andere randvoorwaarden

Hieronder vindt u de randvoorwaarden die het Gelders Archief stelt voor het overbrengen van digitaal archief naar het e-Depot. Metadata zijn gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan beschrijven.

• Overdrachtsprotocol van digitaal archief naar het e-Depot
• Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO)
  TMLO is de standaard voor metadatering bij alle decentrale overheden. Het bevordert de toegankelijkheid van informatie en de uitwisseling daarvan tussen overheden. Het is een voorwaarde om informatiesystemen en databanken te kunnen exporteren.
• Informatiemodel Lokale Overheden. Hierin worden eigenschappen van metadata-elementen en hun inhoudelijke specificatie beschreven.
• Top-X: technische standaard voor het aanleveren van exports.
• Voorwaarden aanleveren van exports uit een DMS.
• Gemma online: wat zijn metagegevens en nog veel meer.

Het e-Depot ontvangt digitale informatie in allerlei vormen en in allerlei formaten en kan deze duurzaam bewaren en beschikbaar stellen. Het Gelders Archief gebruikt de voorkeursformaten en de preservation policy van het Nationaal Archief. Dit schept ingangseisen voor het e-Depot en exportvoorwaarden.

• Voorkeursformaten (Nationaal Archief)
• Preservation policy van het Nationaal Archief

Risico's ontbreken digitale duurzaamheid

Wie zijn digitaal informatiebeheer niet op orde heeft, loopt risico's. We hebben enkele gevaren op een rijtje gezet.

• Brandbrief voorkom digitale dementie (van bestuurders decentrale overheden)
• Erfgoedinspectie: rapport Een dementerende overheid?
• Binnenlands Bestuur: Gemeenten worstelen met floppy's, tapes en cd-roms
• Binnenlands Bestuur: 'ICT gemeente Leiden rammelt'
• NOS: Bonnetje Teevendeal gevonden: minister en staatssecretaris stappen op