De inventarisatie van de archieven van de gemeente Heteren over de periode 1811-1928 werd in 1998 en 1999 verricht in opdracht van het bestuur van de gemeente door Doxis. De bewerking van de bevolkingsregisters en registers van de burgerlijke stand behoorde ook tot de opdracht.

Uit het archief van de gemeente Heteren zijn bij de bewerking stukken geselecteerd voor vernietiging. Hierbij is uitgegaan van de 'lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van ná 1850', zoals deze in 1983 is vastgesteld door de ministers van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur en van Binnenlandse AZaken. Niettemin zijn niet alle stukken die op grond van deze vernietigingslijst zouden kunnen worden vernietigd ook daadwerkelijk geselecteerd: wanneer zij voor de lokale geschiedenis interessante gegevens bevatten, zijn ze uitgezonderd van de vernietiging. Ook is er rekening mee gehouden, dat er al zoveel archiefstukken verloren zijn gegaan. Van de serie ingekomen stukken zijn alleen over de periode 1851-1899 en 1921 stukken geselecteerd voor vernietiging. De andere stukken zijn allemaal ingebonden.
In de loop der jaren was de bestaande orde in de niet ingebonden stukken geheel verstoord geraakt. Deze orde is geheel hersteld, d.w.z. de stukken zijn weer op numerieke, danwel chronologische volgorde gelegd.

Van de geconstateerde schade aan de in deze inventaris beschreven stukken werd een rapport opgemaakt.

Zoals gebruikelijk is de inventaris ingedeeld in stukken van algemene aard en stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen. Onder stukken van algemene aard zijn alle stukken die op meer dan één onderwerp betrekking hebben, ondergebracht, zoals notulen, ingekomen stukken en verslagen. Dit is het belangrijkste gedeelte van het archief. Hierin is immers de hoofdmoot van de correspondentie te vinden, grotendeels toegankelijk via agenda's en klappers van ingekomen en uitgaande stukken. Onder het hoofdstuk 'stukken betreffende afzonderlijke hoofdstukken' vindt men de stukken die buiten de bovengenoemde categorieën vallen.

Van 1841-1850 zijn de concepten van uitgaande stukken opgeborgen bij de ingekomen stukken. De ingekomen stukken van 1841-1899 en 1921 zijn niet ingebonden, maar wel chronologisch opgeborgen en, meestal op de achterzijde, van een nummer voorzien. De ingekomen stukken zijn van 1900-1924 ingebonden. Van 1925-1928 zijn de ingekomen en uitgaande stukken tezamen ingebonden en toegankelijk door middel van een rubriekenstelsel en nummer. Zie voor de rubrieken de bijlage bij deze inleiding.

Bij het raadplegen van de reeksen ingekomen en uitgaande stukken dient men voor ogen te houden dat niet alle stukken werden ingeschreven in de agenda's.

De uitgaande brieven zijn vanaf 1850 tot en met 1924 afgeschreven in delen. Vanaf 1925-1928 zijn de uitgaande brieven bij de ingekomen stukken ingebonden. Ook hier zijn agenda's de belangrijkste toegang.

Bij de indicering van deze inventaris zijn doorgaans stukken die op grond van de indeling reeds op een bepaalde plaats worden gevonden, niet opgenomen. De index verwijst naar de inventarisnummers waarin de trefwoorden voorkomen.