Archiefvorming viel bij de ASM onder de verantwoordelijkheid van de Directie. Weliswaar gaan de opeenvolgende versies van de statuten niet op administratieve aangelegenheden in, maar uit het archief zelf blijkt, dat ze werden beschouwd als beheerstaken van de directeur, later de Directie.

Alle bescheiden die hoe dan ook op de ASM betrekking hadden, werden in de praktijk behandeld als deel van één vennootschapsarchief. De Directie had niet alleen bemoeienis met de archiefvorming van het bedrijf in engere zin, maar onderhield tevens de contacten met aandeelhouders over zaken als dividend of te houden vergaderingen.

De Commissarissen lieten zo te zien het meeste van hun correspondentie eveneens graag aan de Directie over. Soms traden beide colleges gezamenlijk op als Bestuur, maar ook daarbuiten waren Directeuren en Commissarissen geregeld bij dezelfde zaken betrokken, zonder dat van een scherpe grens tussen toeziende en uitvoerende taken veel valt te merken.

Alleen voor de notulering van zijn uiteraard besloten vergaderingen zorgde de Raad van Commissarissen zelf. Hij nam tevens de notulering voor de vergaderingen van Aandeelhouders voor zijn rekening, al zal het meeste werk voor die laatste wel weer op het kantoor van de ASM zijn verricht.

In 1965, naar aanleiding van het opnieuw vaststellen van de statuten van de Naamloze Vennootschap, werd de Stichting Arnhemsche Scheepsbouw Maatschappij in het leven geroepen. Deze trad op als eigenaresse van de prioriteitsaandelen; haar Bestuur kreeg daardoor het recht van bindende voordracht bij benoeming en ontslag van directeuren en commissarissen. Tevens had het grote zeggenschap bij statutenwijziging. De constructie was zó gekozen, dat de Stichting samen met de Centrale Trust Compagnie N.V. te Amsterdam, het administratiekantoor van de vennootschapsaandelen, in feite het benoemingsrecht uitoefende. Directie en Commissarissen waren daardoor verzekerd van een zeer vaste positie, die slechts was te doorbreken door bepaalde meerderheden in de algemene vergadering van aandeelhouders. Inv.nrs. 10, 11 en 625. Het is onder deze omstandigheden niet te verwonderen dat aandeelhouders vóór 1977 niet als zelfstandige instelling of via vertegenwoordigers optraden en dus tot dat jaar ook geen archief vormden.

In het jongere deel van het ASM-archief werd een klein aantal bescheiden uit de jaren 1977-1980 aangetroffen van de nogal losse en weinig formele "Aandeelhouderscontactgroep", die de communicatie tussen vennootschapsbestuur en aandeelhouders moest bevorderen. Ook deze stukken kunnen gevoeglijk tot het éne ASM-archief worden gerekend. De contactgroep, niet te verwarren met de latere Vereniging van Aandeelhouders en/of Certificaathouders, verging het al niet beter dan de oude commissarissen en de directeur: ze werd door de ontwikkelingen buiten spel gezet.

Pas onder de gewijzigde omstandigheden ná de bedrijfsbeëindiging in 1978 voerden de nieuwe Vereniging van Aandeelhouders en de Raad van Commissarissen korte tijd nog enige eigen briefwisseling. Waarom deze bestandjes toch niet zijn behandeld als aparte archiefjes, wordt hierna uiteengezet.

Ook de administratie van de Fabriekscommissie, later de Ondernemingsraad, viel binnen de werkingssfeer van het ondernemingsarchief. Een directielid trad op als voorzitter. Zowel het reglement uit de jaren vijftig als dat van 1973 bevatten een bepaling over administratief overleg met de Directie, wat wel mag worden geïnterpreteerd als ondersteuning. Inv.nr. 657.

De evolutie van de ASM was omstreeks 1956 in de bedrijfsorganisatie nog goed te herkennen. Zie de rapporten over de bedrijfsorganisatie, door het Amsterdamse adviesbureau Ydo, inv.nrs. 662-663. Geraadpleegd zijn vooral het rapport van 1956 over het oriënterend onderzoek en dat van 1958 over de taakverdeling in de Directie. Zie voor de aanstelling van procuratiehouder A. Ouwenbroek in 1946 inv. nr. 647. Directeur O.E. Prins leidde de afdeling Scheepsbouw, directeur J.J. Prins de afdeling Machinebouw. Elk van deze afdelingen had haar eigen bedrijfsleider, werkplaatsen, tekenkamer, planning en calculatie. De onderlinge afstemming tussen Scheeps- en Machinebouw was gebrekkig. Geregelde directiebesprekingen vonden niet plaats, wat het ontbreken van notulen van directievergaderingen ook ná 1941 verklaart.

Het enige verbindende element tussen "Scheepsbouw" en "Machinebouw" vormde de derde afdeling, de Administratie. Maar deze, geleid door procuratiehouder A. Ouwenbroek, miste in dit productiebedrijf voor een krachtig handhaven van de eenheid tegenover de beide directeuren Prins het vereiste gezag.

Door de vergaande tweedeling was binnen de organisatie lang niet altijd duidelijk, bij wie bepaalde bevoegdheden lagen. Zo had in 1958 zelfs het bedrijfskader er geen duidelijke voorstelling van, wie op het hoogste niveau verantwoordelijk was voor zoiets essentieels als personeelsbeleid.

De aard van het werk leidde ertoe dat veel van de stukken die rechtstreeks op de verschillende fasen van de productie betrekking hadden, terechtkwamen in de zogenaamde bouwdossiers, die hierna, evenals de bouwtekeningen, nog ter sprake komen. Laatstgenoemde bescheiden werden uiteraard door de tekenkamer geproduceerd, terwijl de administratie als coördinerend orgaan de bouwdossiers moet hebben aangelegd en bijgehouden.

De afdeling Administratie was onderverdeeld in "Kantoor" en "Inkoop", maar het organisatieschema uit 1956, waaruit dit blijkt, laat ons over de administratie verder in het ongewisse. Onder de ongedifferentieerde begrippen "Administratie" en "Kantoor" moeten diverse functies schuilgaan, wat ook blijkt uit kenmerken boven uitgaande brieven, die wijzen op behandeling door procuratiehouder Ouwenbroek en diens directe ondergeschikte, de chef- Kantoor J.C. Clerkx.

Het eind van de activiteiten in de scheepsbouw betekende niet dat het archief van de ASM in 1978 definitief werd afgesloten. Wat er nog aan activiteiten was, betrof grondspeculatie en aandelentransacties. Ze vonden hun neerslag in een beperkt aantal stukken van een wat schimmige Directie, commissarissen-nieuwe-stijl en de nieuwe Vereniging van Aandeelhouders. In alle drie domineerden dezelfde personen, wier activiteiten draaiden om een optimale uitgangspositie van de aandeelhouders tegen de tijd dat bebouwing van het bedrijfsterrein actueel zou worden. Zij zetten een stukje van de oude administratie voort en bleven het briefpapier van de firma gebruiken. Om die reden zijn de bescheiden van na 1978 beschreven samen met het eigenlijke bedrijfsarchief van de ASM. Hoewel het archief enkele stukken uit 1983 en 1984 bevat, loopt het in feite tot 1982; daarna gaat het als een nachtkaars uit.

Bij gebrek aan criteria vanuit de administratie van de ASM is voor deze inventaris een eigen indeling in afdelingen en rubrieken ontworpen, waarbij zo goed mogelijk rekening is gehouden met de begrippen bedrijfsvorm, bedrijfsfunctie en bedrijfsmiddel, in 1984 geformuleerd door H.B.N.B. Adam. Nederlands Archievenblad, jaargang 88, p. 1-11. Vermelding verdient, dat het onderwerp medezeggenschap, als tegenhanger van de zeggenschap van de aandeelhouders, niet is ondergebracht bij "Personeelszaken", maar onder "Organisatie".

Het onderscheiden tussen originelen en "afschriften" is in het ASM-archief niet vol te houden, want de administratie heeft ze bij het aanleggen van dossiers onbekommerd door elkaar gemengd, vooral sinds de komst van het fotokopieerapparaat. Kopieën hebben de hoedanigheid van "origineel" gekregen. Dat geldt zelfs voor notulen, die vaak losbladig zijn en ondertekening missen. De neiging tot kopiëren en vermengen zal nog zijn versterkt doordat de belanghebbenden na 1978 ver buiten Arnhem woonden en niet dagelijks of zelfs maar wekelijks bijeenkwamen.

Het archief van de vennootschap is helaas onvolledig en voor zover wèl bewaard gebleven, zeer onevenwichtig over de tijd verdeeld. De verliezen zijn aan drie oorzaken toe te schrijven. Twee daarvan zijn bekend, een derde laat zich raden.

De eerste oorzaak is, zoals zo vaak in Arnhem, gelegen in oorlogsschade. De verliezen, opgelopen tijdens de Tweede Wereldoorlog, worden genoemd in een intern memorandum van 15 november 1980, waar wordt gesproken over "onze gedeeltelijk verloren gegane archieven". Inv.nr. 715. Eén blik in de inventaris toont, dat de opsteller, kennelijk de laatste "echte" directeur, zich bepaald niet te sterk heeft uitgedrukt. Opvallend is het eenzijdige karakter van het bewaarde vooroorlogse archief, waarin de ingekomen stukken en de bouwdossiers nagenoeg ontbreken. Trouwens, de wèl aanwezige stukken zijn meestal ook verre van volledig. In de correspondentie ontbreken maar al te vaak òf de uitgaande òf de ingekomen brieven, om van bijlagen maar te zwijgen.

Incompleet is het archief voorts, doordat de Directie na de bedrijfsbeëindiging bouwtekeningen en bouwdossiers heeft afgestaan; voor zover bekend aan de scheepvaartmusea van Rotterdam en Amsterdam. Elders kwamen wel scheepsmodellen en constructietekeningen terecht, maar geen archiefstukken. Inv.nr. 709. De juiste toedracht van de vervreemding van stukken in 1979 is niet goed meer te achterhalen. Slechts onder enig voorbehoud kan daarover het volgende worden opgemerkt.

Een aantal bouwdossiers van schepen, bij de bedrijfsbeëindiging door het Maritiem Museum Prins Hendrik te Rotterdam verworven, is in 1997 weer afgestoten en door het Gemeentearchief naar Arnhem teruggehaald. De tekeningen in deze dossiers waren niet zozeer voor bouwtechnische als wel voor administratieve doelen bestemd.

Gebleven zijn in Rotterdam uitsluitend constructietekeningen van schepen, installaties, machines en delen daarvan. Als aanvulling op de ongeveer 500 kokers die in 1979 al naar Rotterdam waren overgebracht, zijn in 1997 daarheen nog 27 kokers met tekeningen verhuisd. Brief van 06-12-1995 van W. Heijveld van het Maritiem Museum Prins Hendrik te Rotterdam aan de gemeentearchivaris van Arnhem.

Ook het Nederlands Scheepvaartmuseum te Amsterdam heeft bij de sluiting van de ASM in 1979 een greep mogen doen in de bouwdossiers van het bedrijf. Vermoedelijk werden die stukken meegenomen die men kon vinden over schepen waarvan het museum modellen had verworven. Ofschoon het om een hoogst onvolledige verzameling bescheiden gaat, wilde het Amsterdamse museum ze niet aan het Gemeentearchief Arnhem afstaan. Voorts bezit het museum te Amsterdam ten minste 35 kokers tekeningen betreffende de door de ASM gebouwde mijnenvegers "Venlo" en "Rhenen".

Een derde oorzaak van onvolledigheid zou de onrust kunnen zijn die de vennootschap na de bedrijfsbeëindiging teisterde. Het valt allerminst uit te sluiten, dat toen wel eens stukken uit het archief zijn gelicht. Een aanwijzing daarvoor is, dat van de koop- en samenwerkingsovereenkomst van 21 december 1978 tussen de "oude" ASM-directie en Bredero Vast Goed, toch een document met een sleutelfunctie voor de verdere ontwikkeling van de vennootschap, in het ASM-archief geen ondertekend exemplaar is aangetroffen!

Aan de leemten in de oudere stukken zal weinig meer veranderen, maar juist daarom hoeven ze geen belemmering te zijn voor afsluiting van het archief. Dat in deze inventaris ook aan de afronding het één en ander schort, moet worden toegeschreven aan het krakeel tussen de speculanten in het eindstadium van de vennootschap, begin jaren tachtig. Eerste zorg van de nieuwe heren, bijgestaan door een enkele dame, was uiteraard niet, hun doen en laten voor buitenstaanders zo nauwkeurig mogelijk te documenteren. Of het A.S.M-archief ooit nog met "nieuwe" stukken zal worden verrijkt, is uiterst onzeker. Te onzeker om van voorlopige inventarisatie af te zien.

Over vernietiging van stukken door het Gemeentearchief Arnhem valt het volgende te vermelden. Het ASM- archief is in de periode vanaf 1979 tot 1989 in een aantal fasen aan het Gemeentearchief Arnhem overgedragen. In 1987 kwam de toenmalige gemeentearchivaris, mr K. Schaap, met de directie van de ASM overeen, de financiële administratie tot en met 1976 te vernietigen. In 1996 werden op advies van een voormalig medewerker van de accountantsdienst van de gemeente Arnhem, de heer L. Schonewille, ook de boekhoudkundige bescheiden, met uitzondering van de jaarverslagen, de balans, de winst- en verliesrekeningen en de accountantsrapporten vernietigd.

Ofschoon bouwdossiers in zekere zin het hart van het archief van een productiebedrijf als dit vormen, is van de grote, stereotiepe massa van deze stukken omwille van het ruimtebeslag slechts een kenmerkende selectie betreffende enkele schepen volledig gehandhaafd, terwijl van de meerderheid alleen de stukken met vitale informatie zijn bewaard.