De aanvrage voor een verzekering ontvangt de O.B.V. door tussenkomst van agenten, of door bemiddeling van beambten van de Nederlandsche Heidemaatschappij, danwel rechtstreeks van de eigenaren zelf.

De vaststelling van de waarde en van de gevarenklassen der ter verzekering aangeboden objecten geschiedt door personeel van de N.H.M.

De inspectie van de verzekerde bossen voert de technische dienst van de Heidemaatschappij uit. Die controle is bedoeld om na te gaan of er voldoende maatregelen zijn genomen om het brandgevaar te beperken. De waarde die de O.B.V. hecht aan goede preventieve maatregelen blijkt onder meer uit de bepaling, die bij de reglementswijziging van 1938 is opgenomen in artikel 2: "Betreft het daarentegen bosschen, die onder beheer of geregeld toezicht staan van de Nederlandsche Heidemaatschappij of van het Staatsboschbeheer, dan kan een premie-reductie worden verleend van 20%".

De inspectie is eveneens bedoeld om vast te kunnen stellen of er veranderingen in de verzekerde percelen hebben plaatsgevonden, bijvoorbeeld nieuwe aanplant, kappen e.d., waardoor de verzekerde som verhoogd of verlaagd dient te worden. Voor verzekerde objecten, die met een hypotheek zijn bewaard, is een jaarlijkse inspectie verplicht. Deze maatregel is genomen, omdat de O.B.V. de verplichting op zich nam om de hypotheekhouders elke schade te vergoeden, ook wanneer die schade voortkomt uit nalatigheid of verzuim van de verzekeringnemer *  .