Informatie over geschiedenis en organisatie van de (Koninklijke) Nederlandsche Heidemaatschappij vindt u in de inleiding op de inventaris van Bestuur en Directie 1888-1971 (archiefblok 915). Gegevens over de indeling van het archief en een verklarende lijst van namen en afkortingen zijn te vinden in toegang 0915.1 Heidemij - Gids voor de archieven.

Bij de oprichting van de Nederlandsche Heidemaatschappij in 1888 was gekozen voor de verenigingsvorm, omdat zij zich in dienst wilde stellen van de gemeenschap, zonder enig winstbejag. Iedereen zou profiteren van de door de leden tot stand gebrachte ontginningen. De Heidemij zou daarbij behulpzaam zijn door het verzamelen van kennis en het uitvoeren van werkzaamheden, waartoe ter zake kundig personeel werd aangeworven c.q. opgeleid.

Van de vereniging kon iedereen lid worden, hoewel het ledenbestand in het begin voornamelijk bestond uit grondbezitters. Leden (naast de 'gewone' bestonden er begunstigers, leden van verdienste, corresponderende leden en leden van hoofdafdelingen) waren georganiseerd in regionale afdelingen. Tot 1953 kon men ook individueel lid zijn. De afdelingen hadden een eigen bestuur; jaarlijks was er een bijeenkomst van de voorzitters en secretarissen met de directie. Leden konden tegen vergoeding van kosten gebruik maken van de diensten van de NHM. Verder ontvingen ze het tijdschrift en konden ze gratis boeken lenen uit de verenigingsbibliotheek.

De afdeling Ledenadministratie hield zich, zoals uit de naam blijkt, bezig met de contributiebetaling en de verwerking van mutaties in het ledenbestand.

Dit archiefgedeelte heeft een omvang van 0,6 m1.