De inventaris van het archief van de Commissaris van de Koningin in Gelderland en het Kabinet van de Commissaris van de Koningin bestrijkt de periode 1945 tot en met 1986. De opdracht tot de inventarisatie van het archief is in 2008 door de provincie Gelderland verleend aan Kick van IJzendoorn Facilitaire Diensten. Na het voltooien van de inventaris is het archief in 2010 nader bewerkt door het Gelders Archief. Hierbij zijn vooral redactionele verbeteringen aangebracht, is het archiefschema aangepast en zijn inventarisnummers zoveel mogelijk bij elkaar gevoegd.

Afbakening

In 1945 is begonnen met de opzet van een nieuw archief. Het archiefblok is in 1986 afgesloten omdat in dit jaar overgestapt werd op een nieuwe codering en ordening van de archiefbescheiden.

Tijdens de oorspronkelijke inventarisatie zijn ook een aantal stukken van voor 1945 aangetroffen. Het oudste stuk uit deze inventaris dateert uit 1862. Er is bovendien één dossier met bescheiden van na 1986 aangetroffen.

Het archief van de Commissaris van de Koningin vormt weliswaar een afzonderlijk archief maar is natuurlijk wel verbonden met het archief van de Gedeputeerde en Provinciale Staten. Veel onderwerpen werden tenslotte door zowel de Commissaris van de Koningin als door andere afdelingen en functionarissen van de provincie behandeld. Het is dan ook raadzaam om voor aanvullende gegevens over onderwerpen tevens het archief van Gedeputeerde Staten van Gelderland, 1813-1950 (bloknr. 0039), Provinciale Staten van Gelderland, 1914-1964 (bloknr. 0038), het archief van de Gouverneur van de provincie, 1813-1950 (bloknr. 0040) en het archief van het kabinet van de Gouverneur van de provincie, 1925-1949 (bloknr. 0041) te raadplegen.

Ordening

Het archief bestond uit drie archiefblokken, die elk op een andere wijze geordend waren. Deze blokken waren bovendien niet precies chronologisch van elkaar gescheiden.
Het eerste gedeelte vanaf 1945 was slechts ruwweg geordend. De archiefbescheiden waren per onderwerp in omslagen of dozen geordend. Er was geen dossierinventaris beschikbaar; de enige toegang was een summiere omschrijving op de omslagen en dozen. Ruim twee meter van deze archiefbescheiden bestond uit stukken betreffende de zuivering. Hiervan bleek tijdens de bewerking een gedeelte niet geordend te zijn.

De volgende twee blokken waren beter geordend. Ze waren opgeborgen per onderwerp. Het tweede blok had geen toegang in de vorm van een dossierinventaris, maar wel een goede omschrijving van de inhoud op de doos en de dossiermap. Van het laatste blok was een dossierinventaris aanwezig. Tijdens de bewerking bleek echter dat uit dit blok al stukken vernietigd waren zonder dat hiervan aantekening was gemaakt in de dossierinventaris.

Tijdens de inventarisatie zijn deze drie delen samengevoegd in één enkele inventaris. Dit heeft tot gevolg dat de oorspronkelijke ordening enigszins aangepast is. De nieuwe ordening, die overigens wel belangrijke overeenkomsten vertoont met de oude ordeningen, is ruwweg gebaseerd op de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

Materiële verzorging

De materiële toestand van het overgrote deel van de dossiers was goed. In een aantal oudere stukken is echter schimmel aangetroffen. Deze stukken zijn reeds, voor zover nodig, behandeld door medewerkers van het Gelders Archief.
Het archief bleek geen digitale gegevensbestanden, microfilms of andere afwijkende stukken te bevatten.

Voor bewerking had het archief een omvang van 55 m¹ waarvan 48 m¹ dossier-archief. Na bewerking heeft het archief een omvang van 18 m¹.

Selectie en vernietiging

De selectie en vernietiging van het archief zijn gedaan aan de hand van de Vernietigingslijst van archiefbescheiden provinciale en interprovinciale organen 1989/1994 voor wat betreft de rijkstaken van de Commissaris. Voor de provinciale taken van de Commissaris is vernietigd volgens de Selectielijst voor archiefbescheiden van Provinciale Organen 2005.
Stukken betreffende de Tweede Wereldoorlog en de zuivering zijn in hun geheel bewaard. Van een aantal te vernietigen series, zoals werkbezoeken aan gemeenten en bemiddeling, zijn een aantal dossiers bewaard om een beeld te geven van de taken van de Commissaris van de Koningin. Uit de serie betreffende benoeming, functioneren en ontslag van burgemeesters is minder vernietigd dan volgens de vernietigingslijst mogelijk was. Ook van de stukken betreffende de acties tegen de kernenergiecentrale te Dodewaard is minder vernietigd dan volgens de selectielijst mogelijk was.