Voordat er een permanent college van Gedeputeerden bestond had het Kwartier geen eigen secretariaat of vergaderruimte. Alle stukken werden bewaard door de raadssecretaris van de hoofdstad. De oprichting van permanente colleges van Gedeputeerden, voor Zutphen in 1592, bracht de noodzaak met zich mee van een eigen ruimte voor de kwartiersbesturen, in de wandeling ‘Gedeputeerdenkamer’ genoemd.



De kwartiersarchivalia van vóór de oprichting van de Gedeputeerdencolleges maken deel uit van het archief van de hoofdstad, behalve de oudere stukken betreffende het beheer van de geestelijke goederen.
Een groot deel van de bewaard gebleven archivalia is afkomstig van de secretaris van Gedeputeerde Staten. Van de secretaris van het Kwartier zijn afkomstig de kwartiersrecessen met de bijbehorende stukken. Voorts vinden we de landdagsrecessen met bijbehorende stukken. Al deze stukken gezamenlijk kunnen worden beschouwd als archief van het Kwartier. Formeel is er wel sprake van twee archiefvormende instanties, omdat ze beide een serie resoluties hebben gevormd. Een indeling in twee gescheiden archieven is niet mogelijk en niet wenselijk. De gedeputeerden gebruikten de stukken van het kwartier. De Gedeputeerdenkamer was het archiefdepot van het kwartier. Hier stonden ook de series recessen die eigendom waren van het kwartier. De kwartiers- en landdagsstukken stonden op de secretarie van de raadssecretaris annex kwartierssecretaris, apart van de stukken van de stad.

Samenvattend: er bestaat een apart archief van de Staten van het Kwartier van Zutphen sinds 1593. Het archief is niet te scheiden in archief van de Staten en archief van de Gedeputeerde Staten.

De kwartiersrecessen werden door klerken afgeschreven. In het kwartiersarchief zijn de afschriften meestal niet gecollationeerd en vaak ongetekend. Het is niet duidelijk of dit de officiële netexemplaren zijn. Goedgekeurde en getekende minuten zijn blijkbaar niet bewaard. De recessen zijn naderhand ingebonden.



De Landschap vormde geen eigen archief. In elk van de Statenarchieven is in principe een gelijke serie stukken aanwezig. In de praktijk gaat dit alleen op voor de besluiten, de landdagsrecessen (hoewel ook daar verschillen in de tekst voorkomen). Wat er aan vergaderstukken is bewaard gebleven verschilt per kwartier. Het kwartier dat als gastheer fungeerde ontving de originelen; de overige kwartieren kregen afschriften. Het kwam ook voor dat het Hof elk kwartier een afschrift stuurde.

In de praktijk vullen de stukken elkaar min of meer aan. De ordening van de bijlagen bij de recessen, in volgorde van de besluiten, berust op latere reconstructie door A.J. Maris.



In de periode 1795–1813, toen de bestuursorganisatie geregeld veranderde, werden archieven of delen daarvan overgenomen door nieuw ingestelde organen. Zo werden de archieven van de Colleges van Financiën in de kwartieren Nijmegen en Zutphen en die van hun voorgangers, de colleges van Gedeputeerde Staten, in de jaren 1806–1811 in gedeelten naar Arnhem overgebracht.

Vanwege ruimtegebrek is alleen overgebracht wat men dacht nodig te hebben. Stukken in het Arnhemse stadhuis zijn niet overgebracht. Die konden immers gemakkelijk dichtbij geraadpleegd worden. Dat gold ook voor het archief van het Hof van Gelre en Zutphen.

Na het einde van de Franse bezetting lagen de bestuursarchieven in wanorde verspreid over het Hof van Nassau en het Prinsenhof, de gebouwen aan de Markt waar het Provinciaal Bestuur zetelde. Doordat de kwartieren al in 1798 waren opgeheven is de misvatting ontstaan dat deze archieven alleen van de Gedeputeerde Staten afkomstig waren.