Openbaarheid

Gelders Archief

I   Openbaarheid en de Archiefwet van 1995 (AW 1995)

Overheidsarchieven vallen onder de Archiefwet, particuliere archieven niet.
Volgens de archiefwet moeten overheidsarchieven na 20 jaar overgedragen worden aan een archiefbewaarplaats zoals het Gelders Archief. Overgedragen archieven zijn – na inventarisatie en materiele verzorging - openbaar. Op grond van artikel 15, lid 2, van AW1995, kunnen bij overbrenging beperkingen aan de openbaarheid worden gesteld met het oog op:

• de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen
• de bescherming van de belangen van derden (natuurlijke of rechtspersonen)
• het belang van de staat en zijn bondgenoten (staatsveiligheid)

Als een archief, of delen van een archief, niet openbaar zijn mag de beperkingtermijn niet langer zijn dan 75 jaar (zie ook hier onder bij: openbaarheid en de Wet Bescherming Persoonsgegevens).
Particulieren kunnen bij het overbrengen van hun archief naar een archiefbewaarplaats redelijke afspraken maken over de openbaarheid van het gehele archief of delen ervan.

Kan een niet openbaar archief toch worden ingezien?

• Niet-openbare overheidsarchieven:
  u dient een verzoek in tot inzage bij de directeur van het Gelders Archief. Onder voorwaarden wordt in de regel toestemming verleend. Er zijn twee formulieren:
  • verzoek tot raadpleging van niet-openbare archieven 
  • verzoek tot raadpleging van justitiële archieven 
• Niet-openbare particuliere archieven:
  u dient bij de oorspronkelijke zorgdrager of eigenaar een verzoek in tot inzage. Als is afgesproken dat de directeur van het Gelders Archief tussenpersoon is gaat het verzoek naar hem. Hij is ook tussenpersoon als de uiteindelijke rechtsopvolger niet meer is te achterhalen.  

II Openbaarheid en de Wet Bescherming (bijzondere) Persoonsgegevens (WBP 2001)

Het van kracht worden van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) in 2001, heeft geleid tot een verzwaring van de openbaarheidregels. De WBP heeft alleen betrekking op nog levende personen. Zie ook het bezoekersreglement.
Van groot belang is de categorie ‘bijzondere persoonsgegevens’. Deze heeft betrekking op:

• godsdienst of levensovertuiging
• ras
• politieke gezindheid
• gezondheid
• seksueel leven
• lidmaatschap van een vakvereniging
• strafrechtelijk verleden

De openbaarheidtermijn van archieven met bijzondere persoonsgegevens is gesteld op 110 jaar.

Kan een archief met bijzondere persoonsgegevens toch worden ingezien?

U dient een verzoek in tot inzage bij de directeur van het Gelders Archief. Er zijn twee formulieren:

• verzoek tot raadpleging van niet-openbare archieven 
• verzoek tot raadpleging van justitiële archieven 

Persoongebonden onderzoek
Bij persoonsgebonden onderzoek moet u aantonen dat de desbetreffende persoon is overleden (kopie van een overlijdensakte/persoonskaart/rouwkaart/rouwadvertentie/bidprentje). Als overlijden is aangetoond wordt, onder voorwaarden, in de regel toestemming verleend.
Als het onderzoek betrekking heeft op een persoon die nog in leven is, moet betrokkene schriftelijk toestemming verlenen. Na verlening geeft betrokkene zijn recht op volledige privacybescherming op.

Mag je een kopie maken van niet openbare documenten?

Van niet-openbare documenten mogen geen kopieën worden gemaakt. Van deze regel kan alleen na overleg in uitzonderlijke gevallen worden afgeweken.